Као власник мале фирме, желите да створите продуктивно радно окружење које подстиче креативност и иновације. Мали, препуни простор са старим намештајем и застарелим рачунарима може да утиче на морал и укупне перформансе запослених. Зато је важно успоставити модеран канцеларијски систем који одржава ваш тим ангажован и мотивисан. Размислите о томе као о улагању у ваше пословање.
Савети
-
Канцеларијски систем је међусобно повезана мрежа ресурса која осигурава несметано радно окружење.
Шта је систем Оффице?
Термин канцеларијски систем има различита значења за различите људе. Генерално, односи се на различите компоненте и елементе канцеларије, од рачунара и радне опреме до његовог физичког изгледа и амбијента. Такође покрива начин на који запослени комуницирају и целокупну пословну културу.
Без ових елемената, канцеларија је само соба или празан простор. Људи и опрема претварају овај простор у визуелно привлачно, продуктивно окружење које је усклађено са њиховом визијом и циљевима. У ствари, неки извори кажу да је продуктивност до 20% више у предузећима са добро дизајнираним пословним просторима _._ Запослени морају да се осећају безбедно и удобно на радном месту и да имају приступ квалитетној опреми како би постигли врхунске перформансе.
Физички радни простор има директан утицај на продуктивност вашег тима и задовољство послом. Добра радна снага и радни учинак су чврсто повезани. Сретни запосленици ће се осјећати више мотивисани и више ће радити како би помогли организацији да расте и оствари своје циљеве. То ће резултирати бољим клијентима и квалитетнијим услугама.
Побољшајте проток информација
Функционални канцеларијски систем ће осигурати да ваши запослени имају приступ знању које им је потребно када им је то потребно. Стога је неопходно да им пружите модерне рачунарске системе, софтвер и опрему који олакшавају проток информација. Размислите о улагању у алате за тимску сарадњу као што су Слацк и Асана, ВоИП системи, канцеларијски софтвер, Етхернет и софтвер за управљање пројектима.
Помоћу ових ресурса, ваш тим ће имати приступ подацима у реалном времену и може комуницирати ефикасније. Запослени који путују или раде на даљину ће моћи да дијеле датотеке у покрету, разговарају са својим колегама преко интернета и брзо размјењују информације. Неки алати као што је софтвер за управљање пројектима могу поједноставити дуготрајне задатке, побољшати сурадњу и генерирати извјештаје с вриједним увидима о пројектима на којима радите.
Размислите о запошљавању управника уреда
Као власник бизниса, можда немате довољно времена или стручности да бисте осигурали правилно функционисање канцеларијског система. Више волите да се фокусирате на основне аспекте вашег пословања, као што је стицање нових клијената или проширење пословања. У овом случају, размислите о запошљавању канцеларијског менаџера. Он ће се побринути да ваша канцеларија ради глатко, организује свој распоред, заказује састанке и одређује какав софтвер и другу опрему ваш тим треба.
Функције канцеларијског менаџера зависе од индустрије и врсте пословања. Онај ко ради за адвокатску канцеларију, на пример, имаће различите одговорности од оне која је запослена код креативне агенције или истраживачке компаније. Генерално, канцеларијски руководиоци су одговорни за:
- Завршавање административних задатака
- Надзор запослених
- Организовање догађаја, састанака и конференција
- Набавка пословног софтвера, канцеларијског материјала и опреме
- Управљање буџетима канцеларија
- Обезбеђивање усаглашености запослених са политиком здравља и безбедности
- Припрему извештаја
- Анализа потрошње енергије
- Чување залиха на залихама
- Одржавање канцеларијског стања
- Идентификовање неефикасности и области побољшања
- Решавање конфликата и додељивање задатака
Осим тога, ови професионалци могу да објасне вашу тимску праксу уредске технологије и менаџмента, пруже обуку и обављају опште ИТ послове. Неки чак могу водити обрачун плаћа и рачуноводство. Њихова примарна улога је да обезбеде несметано функционисање ваше канцеларије.
Направите позитивну пословну културу
Поред инвестирања у квалитетну опрему и придржавање пракси о здрављу и сигурности, важно је да створите позитивну пословну културу. Ваши запосленици су ваша највреднија средства, тако да морате да обезбедите радну средину у којој ће уживати у трошењу времена. Култура компаније је кључна компонента ефикасног система канцеларије.
Фокусирајте се на стварање амбијента у коме се људи осећају ангажованим и мотивисаним. Узмите си времена да слушате шта имају да кажу и да редовно траже повратну информацију. Могу се појавити нове идеје и сугестије о томе како смањити оперативне трошкове, привући више клијената или учинити ствари боље и брже. Охрабрите их да изразе своје мишљење и да вам кажу шта им је потребно да раде ефикасније.
Једноставне ствари као што су пружање бесплатне кафе, прелазак на ергономске столове и заједничко прослављање малих постигнућа могу много да допринесу задовољству и продуктивности запослених. У ствари, организације са ангажованим запосленима извештавају о невероватних 202 процента веће перформансе од оних без њих. Добро осмишљен канцеларијски систем може бити управо оно што вам је потребно да бисте повећали своје пословање и стекли конкурентску предност.
