Многе компаније доносе спољне добављаче када имају велике пројекте. Постоји много разлога за оутсоурцинг рада, укључујући недостатак особља, недостатак ресурса и недостатак стручности за пројекат. Када изаберете перспективног продавца, бизнис често шаље захтев за информације или захтев за предлог. Пре него што одлучите који тип алата је најбољи за вашу организацију, размотрите разлике између њих.
Захтев за информације
Захтеви за информацијама, или РФИ, су плански документи. Они су неформални документи и обично не захтевају посвећеност било које стране. РФИ су дизајнирани за прикупљање информација о компанији потенцијалног продавца, способностима, вјештинама и искуству. Детаљи пројекта и буџет обично нису укључени у ову врсту документа. Једини пут када је ова врста информација укључена је да ли компанија тражи краткорочног добављача за мали пројекат.
Захтев за предлог
Захтеви за понуду, или РФП, су сложени документи које компаније креирају да би привукле понуде и предлоге од спољних добављача. РФП обично укључује буџет пројекта, временски оквир и критеријуме, као и циљеве и циљеве компаније. Фокусира се на спецификације и опсег пројекта, и ради на тражењу детаљног одговора од потенцијалних продаваца. Одговори продавца обично укључују информације о компанији продавца, предложену цену и специфичне детаље о томе како ће продавац извршити и управљати пројектом.
Процеси
РФИ се обично користи само за пројекте ниског буџета и као полазиште за пројекте високог буџета. Обично је потребно неколико седмица за слање и примање одговора за ову врсту документа, а обично је мање од 10 страница. РФП се користи за пројекте високог буџета и обично се креира на крају фазе прикупљања информација у оквиру пројекта. Обично је потребно неколико мјесеци за слање и примање одговора добављача са овом врстом документа, и обично је најмање 20 страница или више.
Предности
Коришћење РФИ је повољно за мале пројекте са малим утицајем. Овај документ не захтева много времена и труда од потенцијалних продаваца, јер они не морају да врате дугачке описе детаља пројекта. Компаније стога користе ову врсту документа како би сазнале више о опсегу великог пројекта прије него што започну процес предлагања. Предност РФП-а је да припрема компанију да крене напријед са продавцем и започне фазу уговора.
Недостаци
Лоша страна РФИ-ја је да продавци можда нису заинтересовани за слање информација јер не виде имплицитну обавезу компаније. Недостаци РФП-а су дуготрајне припреме потребне за слање и примање. Ако компанија није сигурна у свеукупни опсег и спецификације пројекта, писање РФП-а може бити веома тешко или може резултирати непредвидивим приједлозима добављача.
