Писане директиве запосленима су често корисније од вербалних упутстава. Писмо које садржи детаље о новој политици или процедури даје запосленима документ за будућу употребу. Поред тога што им помаже да запамте како да следе нову процедуру, писмо директиве испуњава законски захтев да се обезбеди званично обавештење о новој политици која је прописана законом. На примјер, почетком 2011. године, многи градови уводе забране пушења које погађају бизнисе на подручју. Одговорност је послодавца да информише раднике како да се придржавају нове политике пушења.
Поставите меморандум компаније у штампач. Ова директива је службено обавештење, а заглавље ће ојачати формалну природу информација.
Откуцајте цео датум. Увек морате укључити датум на директиву зато што она одређује време обавештења. Прескочите линију.
Укуцајте име примаоца и њену адресу ако директива иде само једној особи. Ако се ради о свеобухватном писму свим запосленима, изоставите име и адресу.
Укуцајте "Поштовани вредни запосленици", након чега следи двоточка ако писмо иде свим запосленима. Укуцајте одређено име ако иде једној особи.
Започните писмо са директном изјавом о томе шта су упутства. Наведите релевантне детаље о политици или процедури, као што је када ће ступити на снагу и на кога утиче политика.
Наведите кораке за извршавање задатка или за усклађивање са новом политиком. Користите јасан, лако читљив језик који запослени могу пратити.
Објасните како ће ова нова политика имати користи од примаоца (е) и захвалити се за њихову сарадњу. Објасните шта ће се догодити ако запослени одлучи да се не придржава директиве.
Наведите одговарајуће рокове или контакт информације у задњем параграфу. Опишите метод процјене усклађености запосленика, ако је примјењиво. Понудите одговор на сва питања која би корисници могли имати.
Затворите слово тако што ћете откуцати поштовање и откуцати ваше пуно име и наслов. Пријавите се изнад укуцаног имена.
Замолите другог супервизора да прочита писмо како бисте били сигурни да нисте пропустили ниједну информацију.
Пошаљите писмо (е). Ако је директива резултат промене закона, размислите о захтеву за потврду потписа од стране примаоца да би се доказало да је директива примљена.
