Предузећа финансирају пројекте за које руководство сматра да су критични за њихов успјех. Али финансирање самог пројекта не осигурава да ће, када се пројекат заврши, компанија бити боља него што је била раније.
Постоји много разлога зашто компанија може имати користи од пројекта. Изузетан пројектни менаџер може да поведе свој тим у правом смеру. Или, због изванредне обуке и искуства на послу, тим може усвојити све праве праксе. Али у већини случајева, коришћење алата за управљање пројектима помаже.
Алати за управљање пројектима као што су ПЕРТ дијаграми и структура рада могу побољшати способности тима пружањем смјерница чак и ако пројектни тим посједује сва потребна знања и године праксе.
Гантт Цхарт
Ганттов дијаграм је хоризонтална табела у којој се наводе пројектне активности, као и датум почетка и завршетка за сваку активност, који се приказују у календарском формату. Ганттов дијаграм не илуструје везу између једне активности и друге, али свака активност наведена у Ганттовом дијаграму не поклапа се са активностима у структури структуре рада, која разлаже рад пројекта на фазе и радне пакете.
Гантов дијаграм такође укључује колоне које документирају трајање и проценат завршетка сваког задатка. Број радних дана у току активности, очекивани број дана за завршетак активности и преостали дани такође су документовани на графикону. Ове бројке илуструју планирани напредак у односу на стварни напредак у раду.
Перт Цхарт
Техника евалуације и прегледа програма или табела ПЕРТ-а се користи за планирање времена и ресурса потребних за завршетак пројекта и контролу пројектних задатака. Користећи ПЕРТ графикон, или мрежни дијаграм, руководство пројекта може одредити и распоредити редом сваки задатак који чланови тима морају испунити да би остварили циљ пројекта и навести вријеме потребно за сваки.
ПЕРТ графикон илуструје међуоднос између задатака тако што идентификује који се задаци одвијају паралелно један с другим и који се морају појавити у низу. Пројектне прекретнице - догађаји који означавају крајњи резултат низа активности - такође су уцртани.
Поред тога, табела ПЕРТ-а укључује три процјене за сваку пројектну активност: најкраће вријеме потребно за довршење активности, вријеме које ће вјеројатно бити потребно за довршење активности и најдуже вријеме које активност може захтијевати.
Анализа критичног пута
Анализа критичног пута је алат који се користи за пројекте који захтијевају завршетак међузависних активности. Критични пут укључује листу пројектних активности наведених у структури структуре рада, вријеме завршетка за сваку активност и идентификацију међузависних задатака и крајњих тачака, укључујући прекретнице и испоручиве ставке.
Времена завршетка за скуп активности на критичном путу се сабирају и изједначавају са највећом количином времена које би пројекат могао да захтева. Секвенциране активности морају бити завршене на вријеме да се пројекат заврши на вријеме.
Матрица одговорности за одговорност
Матрица доделе одговорности или РАЦИ алатка упозорава заинтересоване стране на чланове тима којима су додељене одређене одговорности за пројекат и за који посао појединци су одговорни.
Као што је то име алата, РАЦИ матрица наводи ко је одговоран за завршетак задатка, или ко ће обављати задатак и појединце који ће допринети завршетку задатка. Матрица такође одређује ко је одговоран за задатке и ко има овлашћења за доношење одлука у вези са задатком. Наведена су и имена оних људи који се могу консултовати у вези са задатком и људима који треба да буду информисани о напретку који тим чини у завршетку задатка.
Структура рада
Структура рада (ВБС) је пројектни модел или графикон који разбија пројектни рад у задатке. ВБС пројекта илуструје међуоднос између задатака и између задатака и крајњег производа пројекта.
ВБС укључује под-пројекте и указује на одговорности пројекта, потребне ресурсе и временске захтјеве за испуњавање сваког задатка.
