Већина појединаца у пословању редовно доставља документе као прилог е-пошти. Међутим, најбоље је креирати леп фолдер за поштанску пошту. Ваш циљ у писању било којег документа у пословне сврхе је да укључите информације које су потребне другој страни на професионалном језику. То не значи да би језик требао бити висок или нејасан. Ако они који ће прочитати документ можда неће у потпуности разумети, размислите о креирању посебне странице информација са ознакама како бисте објаснили главни документ.
Прикупите све информације које су вам потребне за ваш документ. Дајте јасне информације у документу величином фонта које други могу лако читати. Експериментишите са величином фонта и стиловима штампања да бисте направили добар визуелни утисак. Замолите некога коме верујете да прегледате документ пре него што га пошаљете.
Ставите име, назив и одељење особе која ће примити документ. Укључите име аутора документа, адресу е-поште и телефонске бројеве телефона. Укуцајте ову врсту информација у горњем десном углу насловне странице или центрирајте ове информације на дну.
Напишите извршни сажетак у којем се наводе информације које документ садржи. На пример, наведите да је документ понуда за посао уговарања. Ограничите извршни сажетак на пола странице или мање. Напишите овај одељак као да читалац нема појма о било којој информацији која се налази у документу. Сажетак треба да пружи информације које би особа која прима документ можда требала подијелити с другима.
Понудите информације о пројекту о којем желите да разговарате, почевши од најважнијих информација. Укључите интерес читаоца и покушајте га задржати кроз сваки параграф. Пословна документа постају досадна са превеликим бројем гласова. Креирајте поднаслове да бисте приказали информације на занимљивији начин.
Обојите слику својим речима. Помозите читаоцу да визуализује тачке које покушавате да направите помоћу језика који описује шта треба да се деси.
Упозорење
Напишите било који пословни документ на нивоу образовања читаоца. Ако планирате да унајмите компанију за ископавање да би се бацио са градилишта, користите језик који ће компанија користити у свом свакодневном пословању, а не научни опис.
