Нико не воли да даје лоше вести, посебно запосленима. Међутим, када је посао угашен, често је неопходно да се људи одрекну или смање сати. Ове поруке су посебно тешке за писање у писму, јер се може чинити да без обзира на то како износите чињенице, примаоци ће бити љути и узнемирени. Срећом, са неким планирањем можете написати писмо којим се запосленици лако спуштају и помажу им да схвате тешку природу ваше одлуке да скратите своје сате.
Унесите датум. Прескочите простор. Ако персонализујете писмо сваком појединачном запосленом, користите функцију спајања поште у програму за обраду текста да бисте додали имена и адресе. Алтернативно, можете изоставити унутрашњу адресу у потпуности и написати генеричко писмо ако једноставно имате превише запослених да бисте направили персонализоване копије.
Отворите слово тако што ћете откуцати "Поштовани (Уметни име запосленика)", а затим двоточку. Ако пишете опште писмо, упишите "Драги вредни запосленик", а затим двоточку.
Започните писмо тако што ћете дати позадину. Објасните да компанија губи новац и оно што сте покушали да учините како бисте се супротставили паду. Пишите јасним језиком, али довољно детаљно да би запослени разумели да компанија пролази кроз тешка времена. Немојте помињати редуковане сате у првом параграфу, јер ће запослени вероватно престати да читају и ви ћете изгубити прилику да објасните ситуацију или покушате да задржите своју добру вољу.
Објасните смањење сати у другом параграфу. Бити јединствен. Колико сати радници могу очекивати да ће изгубити сваке седмице? Када ће се вратити на свој уобичајени распоред, ако је примјењиво? Запослени ће имати пуно питања и сада ће се њима позабавити и спречити конфузију и телефонске позиве у канцеларију.
Нагласите добре вести, ако их има. На пример, ако смањите сате да бисте избегли било кога да искључите, изговорите то. Ако имате стратегију за коју мислите да ће вам ускоро вратити посао у црно, нека запослени осете ваш оптимизам. Чак и ако су добре вијести релативно мале, то ће помоћи запосленику да осјећа да им је срце најбоље.
Дајте информације о раду у последњем параграфу. Ако запослени морају да ураде нешто као што су попуњавање додатне папирологије, обавестите их. Хвала им што сте се носили са вама у овом тешком процесу.
