Записници са састанака су евиденција свих важних информација о којима се расправљало и свих одлука донесених на пословном састанку. Нормално, одређени записничар записује састанак на папиру или лаптопу. Записници са састанака осигуравају да се не заборави ништа од значаја који је речено на састанку и да се спријечи било какво неслагање у будућности о томе шта су учесници рекли. Записници са састанака су такође корисни за људе који нису могли да присуствују састанку. Уверите се да сте све правилно снимили пратећи неколико смерница за састанке.
Прикупите информације од домаћина, као што су имена свих присутних, сврху састанка и дневни ред састанка, прије почетка састанка. Ово вам помаже да пратите дискусију. Можете се усредсредити на боље узимање минута ако нисте главни учесник састанка. Потврдите своју улогу код домаћина, ако нисте сигурни.
Слушајте пажљиво чим састанак почне. Избегавајте ометање, као што су мобилни телефони, или, ако сте донели лаптоп, проверавате е-пошту или сурфујете Интернетом. Останите фокусирани на дискусију.
Снимите само главне тачке. Писање сваког детаља је немогуће и непотребно. Одлучите шта је важно разматрајући сврху састанка. Забиљежите сва изражена мишљења или сугестије, питања о којима се не слажу и донесене одлуке.
Парафразирајте кад је то могуће. Писање исказа вербатим није потребно, и траје превише времена. Парафразирање показује да сте разумели шта учесници дискутују.
Бројите своје странице, ако пишете оловком и папиром, да бисте избегли мешање папира.
Поставите питања када је то потребно. Немојте се плашити да станете или прекинете састанак ако желите да проверите шта је неко рекао.
Поставите питања одмах након састанка, а информације су још увијек свјеже у вашем уму, ако требате разјаснити питање које је превише комплицирано да би се појавило на састанку.
Пишите што објективније. Као записничар, ваша улога није да пружите мишљење или цензуру, већ да непристрасно сумирате оно што је речено.
Проверите своје белешке за правопис, интерпункцију и јасноћу када их прегледате касније. Откуцајте добру копију пре него што расподелите записник потребним људима.
