Администратор бесповратних средстава је одговоран за надгледање приједлога за додјелу бесповратних средстава, праћење грант средстава и осигуравање да су све активности додјеле бесповратних средстава у складу са уговором. Администратор мора бити упознат са свим роковима и мјерљивим резултатима и произвести преписке, креирати извјештаје и водити евиденцију како би доказао да су испуњени сви услови бесповратне помоћи. Прикупљање података, унос података и анализа су дио процеса. Администрација грантова је професионална активност која захтијева пажњу према детаљима и техничкој експертизи.
Организуј
Прикупити и организовати приједлог за додјелу бесповратних средстава, све материјале осигурања и накнадну преписку у вези с наградом. Користите секције грантова као полазну тачку за организацију, са датотеком за сваки мерљиви исход, на пример. Поднесите све податке прикупљене у складу са резултатима на које се односи, тако да су информације лако доступне када дође време за израду месечних или годишњих извештаја. Постоји много папирологије која је укључена у правилно администрирање гранта и то треба пажљиво организовати.
Идентификовати и доставити тражене обрасце на начин и временски рок који је одређен уговором. Стварање контролне листе и временског рока у раној фази процеса помоћи ће да се осигура усклађеност.
Одредити и имплементирати системе за прикупљање података неопходне за задовољење услова гранта. Сваки мјерљиви исход наведен у гранту мора се доказати документацијом. На пример, ако сте обећали да ћете уписати 50 ученика, морате имати писмене обрасце за упис и листове за пријаву.
Пратите буџете: Пратите потрошњу како би се осигурало да се куповина и трошкови врше у складу са ставкама у буџету и периодично објављују извјештаје о потрошњи како би особље знало гдје стоје у погледу ограничења куповине и буџета.
Добијате одобрење за измене гранта, како је дозвољено условима уговора, како напредује период за додјелу бесповратних средстава, а потреба за промјенама постаје видљива. Било какве измјене у увјетима додјеле морају бити одобрене од стране извршног директора организације.
Пратите напредак према циљевима и обећаним резултатима и предлажите промјене ако се оне не испуне. Ако се циљеви похађања не испуне, на пример, члан особља који је одговоран за регрутовање мора бити упозорен да може да предузме корективне мере.
Савети
-
Упишите плату администратора у грант као ставку у буџету. Ако администратор ради са више од једног гранта, напишите их као проценат времена потребног за администрирање сваког гранта.
Упозорење
Немојте направити грешку очекујући да ће постојеће особље наћи времена да администрира значајан грант. Грантови у износу од 100.000 долара и више захтијевају много времена и стручности за осигурање усклађености и усклађености, ако се надате да ћете у будућности осигурати финансирање.
