Начин на који обавјештавате клијента да му више нећете служити може направити или сломити репутацију вашег бизниса. Клијенти могу лако да изразе своје мишљење о Вама и Вашој компанији на Интернету, тако да чак и ако је досљедно груб или захтјеван, морате приопћити своју поруку без поштовања. Писање писма клијенту је најбољи начин да се разбије вијест, јер вам даје времена да размислите о томе шта да кажете и то штеди купца из неугодне јавне сцене.
Обратите се писму клијенту и напишите да од данашњег дана ваша компанија више неће моћи да му служи. Користите једноставан, јасан, чврст језик како би корисник схватио да је ова одлука коначна и да није отворена за преговоре, аргументе или молбе.
Обратите пажњу на разлог због којег сте донели ову одлуку фокусирајући се на позитивне ситуације умјесто на негативне. Користите опћи разлог, а не ући у специфичности. На пример, ако допуштате клијенту да оде јер је вербално увредљив према вашим запосленима, немојте писати да је он груб. Уместо тога, реците да ваша компанија није у стању да прихвати своје потребе и да ће му боље служити друга компанија. У стварности, "потребе" купца укључују његов доследан став, али ви му допуштате да мисли да сте донели ову одлуку са својим најбољим интересима на уму.
Као алтернативу, користите специфичнији пословни разлог. На пример, можете да кажете клијенту да ваша база клијената расте тако брзо да више нисте у стању да пружите квалитетну услугу свим својим клијентима и, као резултат тога, морате пустити неке да иду. Ако треба да пустите захтевног клијента који вам одузме превише времена, реците да не можете сервисирати његово време како би испунио његова очекивања.
Понудите неке смјернице или барем најбоље жеље. Можете, на пример, дати клијенту упутницу за другу локалну фирму која пружа сличну услугу као и ваша. Ово посебно добро функционише ако смањите купце, јер ваше мало предузеће не може пратити потражњу. Клијенти ће бити више разумљиви ако изгледате спремни да им помогнете да пронађу замјену. Ако допуштате клијенту да оде због његовог лошег става, ипак га немојте упутити на такмичаре, јер ни они не би морали да се носе са њим. У оваквим случајевима, једноставно затворите писмо тако што ћете рећи нешто попут: "Желим вам све најбоље."
