Ако сте у комитету и треба да направите извештај за дискусију о вашем састанку, важно је да будете сигурни да сте спремни за састанак и да разумете основе како написати извештај комисије. Након неколико корака можете од почетка до краја завршити, а ви ћете имати комплетан извјештај спреман дати појединцу или групи да прати напредак вашег одбора.
Понесите са собом оловку и папир или лаптоп на састанак одбора. Направите евиденцију о датуму, времену, учесницима, укључујући наслове и дужину састанка. Запишите теме које су биле на дневном реду и шта се могло расправљати без одређеног времена. Имајте на уму ко се сложио и ко се не слаже, разлог и друге важне информације које су се догодиле током састанка. Ако није договорена тема о комитету и комисија је одлучила да расправу распише до будућег састанка, побрините се да то узмете у обзир и када ће се одбор поново састати на ту тему.
Израдите извјештај из биљешки који детаљније прегледава састанак, дајући све информације у организираном формату. Можете почети са насловном страницом која садржи датум, вријеме, дужину састанка и који су присуствовали.
Наставите тако што ћете написати прву тему састанка одбора, као и детаљне информације о томе шта је дискутовано и шта је одлучено, укључујући информације о гласовима одбора. Прођите кроз сваку тему и урадите исто. У зависности од врсте одбора и разлога за састанак, можда ћете желети да укључите потенцијалне факторе ризика ако се нека радња не спроведе или ако активност није одређена. Напишите када ће се одбор поново састати. Напишите листу оних који ће примити извјештај на дну листе.
Прочитајте извештај да бисте се уверили да је у документу без знакова интерпункције и граматичких грешака. Проверите извештај комисије да бисте били сигурни да је садржај тачан и проверите са својим белешкама. Преправите документ по потреби пре него што завршите комплетан извештај о састанку.
Направите копије и доставите извештај полазницима, као и управни одбор, друге одборе, менаџере или друге, ако је то релевантно.
Савети
-
Ако желите да снимите састанак, побрините се да имате дозволу сваког члана комисије пре снимања састанка.
Упозорење
Избегавајте стављање информација у извештај који се искључује из теме да бисте избегли попуњавање и држите се чињеница. Ако је неко у комитету почео да говори о својој деци, на пример, немојте је укључити ако се не односи на неки посао који Комитет ради, као што је програм читања за децу.
