У пословању, жалба клијената може да утиче на репутацију предузећа и да се њоме мора поступати на одговарајући начин. Ако имате неколико клијената који имају лоше искуство, а бизнис одлучи да га игнорише или не учини ништа, нећете изгубити само тај посао, већ и посао свих које познају. Ако је особа послала жалбу поштом или е-поштом и добила одговор на формулар, то може повећати незадовољство; клијент жели да буде саслушан. Рјешавање жалбе клијента појединачно. Постоји процес који се може користити како би се осигурало да се жалбе клијената ефикасно рјешавају. Ово ствара однос у коме се клијент осећа вредним и враћа у будућности.
Испричајте се клијенту и наведите конкретно жалбу. Извињење показује да признајете жалбу и искрено вам је жао због проблема. Ово треба да се уради сопственим речима и саосећањем. Ако дате детаљан одговор на жалбу клијената, то такође показује да сте уложили мисао у то питање и да нисте одбацили жалбу као тривијалну.
Потврдите жалбу чим буде примљена, без обзира да ли се жалба подноси лично или поштом и е-поштом. Ако је лично, саслушајте жалбу особе без прекида. Ако је то поштом или е-маилом, пошаљите одговор путем писма или е-маила и обавестите особу коју сте примили и ускоро ћете ступити у контакт.
Објасните купцу шта радите како бисте га исправили. Немојте измишљати изговоре за грешку коју сте направили. Клијенти не маре како се то догодило. Купци се само брину о томе шта ћете урадити да то поправите. Ако покажете да сте вољни да решите проблем, већа је вероватноћа да ћете их задовољити и наставити са њима.
Реците им да вам је будуће пословање веома важно. Увек пружите клијенту начин да дођете до телефона путем телефона или са вашом е-маил адресом. Затражите њихове повратне информације о начину на који су обрадили жалбу и укључите поклон цертификат тражећи још једну шансу да с њима послују. Пратите е-пошту или писмо. Питајте купца да ли су се вратили у радњу и каква су искуства.
Напишите жалбу. Укључите када сте примили жалбу, како је поступано са жалбом и сваки контакт који сте имали са клијентом. Укључите шта се може учинити да се ова притужба избегне у будућности. Што више информација можете да укључите, боље ћете бити у могућности да управљате жалбом ако се поново деси.
