Пословни извештаји се често стављају у трајну пластичну везу или везују помоћу спиралне или чешаљке како би се осигурало да ће задржати више читача. Формат извештаја који пословни људи користе за обавезане извештаје назива се "формат рукописа". Извештај у формату рукописа садржи неколико секција: насловну страну, писмо о преносу, садржај, резиме, увод, позадину проблема или ситуације, дискусију, решење, закључак, цитирано дело, и прилози.
Започните извештај креирањем насловне странице. Насловна страница може бити форматирана на неколико различитих начина, али мора садржавати наслов извјештаја, име аутора, име приматеља и датум.
Направите слово за слање. Иако извештај може имати више прималаца, писмо о слању упућено је шефу одбора или највишој особи. Писмо о предаји уводи задатак и покрива главне тачке. Ово служи као сажетак за примаоца извјештаја.
Напишите текст извјештаја, почевши од увода. У уводу се описује сврха извјештаја, проблем који расправљате и опсег проблема. На пример, ако је тема извештаја недостатак паркирања на вашем радном месту, ви бисте описали проблем са паркирањем, разлог због којег ваша компанија мора да реши проблем и која паркинг места о којима расправљате.
Направите одјељак који се зове позадина и сврха који ће расправити све релевантне позадинске информације. Прималац извјештаја би можда већ био упознат са овим информацијама, али укључујући и то ће дати остатак одбора детаљан преглед, као и показати ваше знање о теми. За пример паркирања, можете разговарати о чињеници да су парцеле биле адекватне када сте почели, али од спајања компаније 2004. године, нови запослени су имали проблема са проналажењем паркинга.
Напишите дио који описује различита рјешења проблема. Менаџмент ће желети да буде информисан о свим могућим рјешењима, или свим могућим узроцима у случају аналитичког извјештаја, на проблем. Покријте свако рјешење или узрок детаљно и пружите доказе за сваку од њих.
Опишите најбоље рјешење или највјеројатнији узрок. Ако се залажете за рјешење, обезбиједите буџет и временски рок за рјешење тако да менаџмент има јасну слику о свему новцу и раду који су укључени у имплементацију рјешења. Ако описујете највјероватнији узрок, објасните шта би могло бити потребно за рјешавање узрока.
Напишите закључак који сумира извештај и понавља потребу за имплементацијом вашег најбољег решења или решавања највјероватнијег узрока. Наведите информације о акцијама, као што су релевантни датуми за састанак да бисте гласали о рјешењу или другим информацијама о састанку.
Направите рад који се цитира и који наводи све ваше изворе. Ово ће омогућити менаџменту да прочита више о проблему или да провери ваше чињенице.
Ставите било који додатак, као што је копија анкете или детаљан шематски приказ, на крају извештаја.
Направите резиме након писања тела извештаја. Затим ставите извршни резиме директно иза табеле садржаја у извештају. Извршни резиме треба да буде око 1/10 дужине тела извештаја и треба да буде свеобухватан преглед целокупног извештаја. Сврха резимеа је да пружи детаљан преглед целокупног извештаја за комитет.
Напиши садржај табеле, али стави га иза слова. Када завршите са делом извештаја, откуцајте све главне наслове и поднаслове и ставите их на садржај, заједно са њиховим бројем странице.
Повежите извештај. Ако ће ваш извештај бити прочитан само једном или двапут, прозирни пластични поклопац са клизним везивом ће изгледати професионално и довољно издржљив за неколико навика. Ако ваш извештај мора да буде трајнији, однесите га у радњу за копирање и затражите да буде везана. Продавница копија може да стави висококвалитетни пластични поклопац на извештај и да на њега стави повез. Везиво за чешаљ је погодна, јефтина опција, али спирално везивање ће бити најтрајнији и атрактивнији избор за само неколико долара више.
