Документовање записника о састанцима захтева много организације и пажњу на детаље. Пошто се записници о састанцима често претварају у правне документе, важно је тачно сумирати дискусије. Направите резервну копију и похраните је на сигурну локацију и дистрибуирајте додатне копије релевантним странама. Са праксом, постаје много лакше документовати записнике са састанака тачно и концизно.
Ставке које су вам потребне
-
Лаптоп
-
Софтвер за обраду текста
-
Дневни ред састанка
-
Копија Робертових Правила Реда
Документовање записника са састанака
Долазите рано, како би ваш лаптоп био спреман и спреман за рад. Забележите датум, време, локацију и листу учесника. Забиљежите онолико разговора о састанку колико је могуће за брзину типкања. Не брините о правописним или граматичким грешкама. Ако пропустите важан корак, као што је доношење одлуке о покретању или акцији, у реду је затражити од учесника састанка да разјасне текст. Сачувајте документ повремено да бисте спречили губитак података.
Измијените записник са састанка што је прије могуће након састанка, када вам је сјећање на расправу још увијек свјеже. Исправите правописне или граматичке грешке и осигурајте да је форматирање досљедно у цијелом документу. Уметните "нацрт" воденог жига како бисте обавестили читаоце да записници још нису одобрени и званично објављени. Сачувајте датотеку користећи име датотеке које је лако идентификовати и разликовати касније, као што је "СтратаЦоунцилМинутесДецембер5".
Пошаљите записник предсједавајућем састанка или другој особи одређеној за разматрање расправе. Поново уредите минуте, на основу повратних информација које примите. Приликом уређивања будите пажљиви да бисте одржали интегритет минута. Немојте додавати никакву дискусију која се није догодила или уклоните било коју дискусију која се десила. Сачувајте датотеку поново.
Држите водени жиг "Нацрт" у документу док не добијете формално одобрење. То се обично дешава на наредним састанцима истог одбора.
Када одбор одобри записник, уклоните водени жиг "Драфт" и поново сачувајте датотеку. Подијелите одобрене записнике члановима одбора ако је потребно.
Савети
-
Имајте копију Робертових Правила Реда (или било које друго упутство које ваш одбор користи) које ћете користити као референцу током састанка. Ово вам може помоћи да исправно забиљежите поступак састанка.
Неки људи и даље више воле да документују записнике са састанака прво помоћу скраћенице, а затим откуцају белешке касније. Овај метод може да функционише једнако добро као и узимање минута користећи лаптоп. То зависи од ваших личних преференција.
За веома важне састанке, размислите о употреби магнетофона за снимање звука.
