Управљање пројектом се у великој мјери односи на процес и сродне активности планирања, организирања и контроле ресурса за постизање специфичних циљева. Пројекти су обично ограничени факторима као што су опсег, буџет и вријеме, што захтијева да функција управљања пројектима оптимизира расподјелу ресурса и да их правилно интегрира како би превладала ова ограничења и испунила унапријед задане циљеве. Управљање пројектним активностима може се посматрати као низ корака које треба завршити, у складу са пет фаза које дефинишу животни циклус пројекта.
Иницијација
Иницијација пројекта започиње животни циклус пројекта и укључује састављање тима на челу са пројектним менаџером и пружање прегледа пројекта. Преглед обично укључује дефинисање разлога пројекта, пословних циљева и стратегије за постизање жељених резултата. Поред тога, дати су прелиминарни опсег, предлог буџета, прекретнице и датум завршетка. Ова фаза се обично односи на старије менаџере који креирају пословни случај за пројекат на основу студије изводљивости и развијају пројектну повељу која одређује визију пројекта, опсег, очекивања и план имплементације.
Планирање
Планирање подразумијева цртање свих потребних задатака за завршетак пројекта и пружање реалних датума завршетка задатка. Фаза планирања често укључује креирање плана управљања пројектом који ће водити тим. ПМП даје детаљан преглед потребних вјештина, процјену ризика, не-радне ресурсе и прекретнице за сваки задатак. Идентификује заинтересоване стране и дефинише критеријуме који су потребни за успјешан завршетак сваког задатка - како и када ће се подузимати активности, процедуре које ће се слиједити, извјештавање о фреквенцији и каналима комуникације.
Извршење
Током фазе извођења, планирано рјешење се проводи како би се задовољили захтјеви пројекта. Пројектни тим и потребни ресурси се прикупљају и користе за креирање жељених резултата пројекта. То је итеративна фаза која укључује решавање проблема, тестирање и прегледе како би се задовољио одређени скуп захтева за производом. Руководилац пројекта надгледа адекватну расподелу ресурса како би пројекат био у плану. Такође одржава комуникацију са интерним и екстерним заинтересованим странама - члановима пројектног тима, извршним руководством и продавцима - како би разговарали о статусу пројекта.
Контрола
Фаза контроле укључује тестирање пројекта и мониторинг како би се осигурало да се извршени посао подудара са планом и да испуњава очекивања заинтересованих страна. Циљ је прихватање пројекта од стране клијента. Резултати пројекта се стално надгледају и ако се појаве било каква одступања или ако клијент затражи одређену промјену, подаци се враћају у процесе извршења тако да се подузму корективне акције. Ова фаза се завршава када клијенти одобре резултате - коначне резултате пројекта - пошто су испунили прописане стандарде квалитета дефинисане у плану.
Затварање
Фаза затварања обично подразумијева документирање пројекта - процес који почиње када добављач објави испоруке и формално прихвати од стране клијента. Сви релевантни материјали се предају, укључујући пројектну документацију, приручнике и изворни код. Све административно-административне документације су завршене, истакнуте потписаним уговорним документима о прихватању. Клијенту се такође даје формални извештај о прегледу пројекта који идентификује и оцењује ниво успеха пројекта, као и критички преглед научених лекција.
