Ако имате примедбу потрошача о производу или услузи који не испуњавају ваша очекивања, један од најбољих начина да се озбиљно позабавите је писањем жалбеног писма. Иако је можда тешко одредити најбољи начин за покретање жалбеног писма, постоји неколико различитих стратегија које можете подузети.
Аддрессинг тхе Леттер
Адресирање писма жалбе одређеној особи ће смањити вероватноћу да ће ваше писмо бити игнорисано или "пасти кроз пукотине". Започните писмо тако што ћете га упутити одређеној особи која је овлашћена да одговори на вашу жалбу. Не заборавите да укључите наслов те особе. Обично веб локација компаније има информације о томе ко или где треба упутити жалбе клијената. Пре него што напишете писмо, урадите нека истраживања како бисте били сигурни да ћете их послати одговарајућој особи.
Доћи до тачке
Почните са кратким насловом који упућује на проблем који покушавате да решите, пре првог параграфа, са што више специфичности. На пример, ако се ваша жалба односи на лет авио компаније, наведите датум путовања, пут и број лета. После наслова првог параграфа треба резимирати жалбу. Брзо пређите на ствар, у првој реченици првог параграфа, и опишите конкретне жалбе које се односе на робу или услуге компаније. Укључите што више детаља док будете сажети и поштовани.
Почните са позитивним
Још један начин покретања жалбеног писма је употреба вашег првог параграфа да кажете нешто позитивно о производима или услугама компаније пре него што уђете у вашу жалбу. Овакав приступ ставља читаоца на мање контрадикторни положај, што га може навести да буде спремнији да сарађује са Вама на рјешавању ваше жалбе. Започните своју прву реченицу са повољним искуством које сте имали са компанијом у прошлости, наглашавајући неке од позитивних атрибута компаније, а затим назначите природу ваше жалбе у другој реченици или параграфу.
Генерал Типс
УСА.гов нуди савете о томе како написати ефикасно писмо жалбе, уз напомену да је често штампано писмо послано поштом најефикаснији начин да се контактира компанија. Такође ћете вероватно добити боље резултате ако користите директан, не-конфронтацијски тон; бесно, претеће или саркастично писмо може бити мање ефикасно од писма које је мирно и рационално. Поред тога, требало би да јасно наведете како желите да се проблем реши. На крају, документујте сваки корак који сте направили и свако слово које пишете и чувајте копије.
