Процедура фронт оффице-а треба да буде прилагођена вашем пословању. На пример, медицинска или стоматолошка ординација захтеваће различите поступке од адвокатске канцеларије, агенције за наплату, бербернице или фабрике. Узмите си времена да развијете детаљну контролну листу која се бави важним циљевима и циљевима фронт оффице-а.
Основе
За предузећа која примају стални промет клијената, процедуре фронт оффице-а би требале одражавати цјелокупно пословно окружење. Топао, привлачан бизнис ће нагласити важност осмјеха и одржавања професионалне телефонске етикете. Медицинске или стоматолошке ординације се у великој мери ослањају на сталан проток пацијената. Дакле, предњи уред у клиници би требао имати довољно особља за провјеру пацијената, одговарање на питања пацијента особно и преко телефона и руковање одласцима пацијената, укључујући примање исплата и процедуре праћења распореда. Размислите о раду са телефонском услугом да бисте обрадили позиве клијента након сат времена.
Заказивање
Важан део вођења успешне предње канцеларије укључује руковање пословним именовањима. Запослени на фронту требају контактирати клијенте дан прије именовања и потврдити заказано вријеме. Направите листу за отказивање или не-приказивање тако да можете да закажете друге састанке како бисте надокнадили оне који су испуштени. Запослени у канцеларији у предворју треба да воде тачну евиденцију просторија, јер то директно утиче на послугу у собу и одржавање домаћинства. Запослени у канцеларији у основним, средњим и средњим школама треба да воде тачну евиденцију ученика, укључујући и оне који се односе на изостанке студената и посетиоце.
Побољшања
Континуирано оцјењивати процедуре у уредима. Ако нађете простора за побољшање, креирајте и имплементирајте одговарајуће стратегије. Ако је предња канцеларија преплављена позивима и не може увек да обезбеди врхунску услугу за клијенте, размислите о промени телефонског система (нпр. Коришћењем компјутерског телефонског система) или помоћу технологије за тренутну размену порука да бисте проценили доступност особља. Процијените да ли се ваше управљање уредским случајевима може побољшати без папира.
