Састанци одбора играју важну улогу у вођењу како непрофитних тако и профитних предузећа. Док неки одбори дјелују на неформалној основи, а чланови се састају по потреби како би остварили одређене задатке, други одбори су формалнији. Неке од њих имају законску одговорност за ствари као што су финансијска ревизија, извршна селекција, понуда залиха, одобравање чланства и надзор над сигурношћу. Ови одбори имају већу шансу да усвоје формалну структуру састанака користећи протоколе као што су Робертова правила реда или слична правила.
Ставке које су вам потребне
-
Дневни ред
-
Минута
Припремити и послати писмени дневни ред најмање седмицу прије састанка одбора. Свакоме у одбору треба времена да размотре дневни ред и припреме се за теме о којима ће се разговарати током састанка.
Позовите састанак на време. Ово се обично ради од стране председника одбора. Секретар ће узети у обзир све који су присутни на састанку док води записник. Позивање на састанак како би се наручио на вријеме охрабрује људе да се појаве на вријеме и показују поштовање за све чланове одбора и њихово вријеме.
Подијелите копије дневног реда и све извјештаје који ће бити представљени током састанка. Ако се одбор састаје на непрекидној основи, дистрибуирајте копије записника са претходног састанка. Омогућите члановима одбора да прегледају записнике, дневни ред и друге извештаје. Питајте да ли има било каквих коментара о записнику са претходног састанка, а затим питајте да ли постоји поднесак, а други да прихватите записник.
Пратите редослед дневног реда да бисте покрили сваку ставку током састанка. Омогућити подношење приједлога који су релевантни за точку дневног реда о којој се расправља. Препознајте сваког члана који жели да говори на предлог. Дозволите једној особи да говори у исто вријеме и дајте свакој особи прилику да се чује, ако је могуће. Позив за гласање о предлогу када је дискусија завршена. У неким случајевима, чланови ће предложити амандмане, а предсједник одбора ће затражити гласање о амандманима прије приједлога.
Завршите састанак када је дневни ред завршен или када стигне заказани крај састанка. Председник одбора може одложити састанак без предлога, другог или гласања. Секретар биљежи све непотпуне послове како би се могао ставити на дневни ред сљедећег састанка.
Савети
-
Већина формалних састанака одбора захтева да кворум чланова буде присутан да би састанак био валидан. Подзаконски акти организације ће дефинисати како ће се постићи кворум. Обично је то најмање половина чланова.
