Припрема и писање добрих минута састанка су вјештине које сватко може стећи уз мало припреме и пажње према детаљима. Непристрасан и тачан запис о састанцима је законски захтев за многе фирме. Без обзира да ли пишете минуте за пословну, политичку, друштвену или волонтерску организацију, записници ће постати стални део историје организације. У многим случајевима, минуте се чувају годинама, деценијама, а понекад и вековима.
Ставке које су вам потребне
-
Дневни ред
-
Листа учесника
-
Касетофон
-
Свеска
Дођите на састанак раније са дневним редом састанка, листом присутних и опремом потребном за снимање записника. Изаберите место у близини фацилитатора састанка. Седење у близини фацилитатора састанака омогућава вам да боље чујете и да лако тражите објашњења.
Питајте можете ли користити магнетофон за снимање аудио транскрипта састанка. Ако правите белешке на рачунару, проверите да ли исправно ради, и да имате папирнату бележницу и инструменте за писање које ће се користити као резервна метода бележења у случају да рачунар не успе.
Запишите датум и време када је састанак позван да наручите. Забиљежите суштину извјештаја службеника и одбора. Обично се пуни извјештаји прилажу записницима са састанка. Снимајте покрете када се појаве. Укључите ко је представио сваки поднесак, који је поднио приједлог и да ли је приједлог одобрен, што је познато као "ношено" или је пропало. Ако је ставка дневног реда поднесена - није се поступило на састанку, већ је одржано касније, имајте на уму ко је представио приједлог за уврштење ставке и који је поднио приједлог. Снимање најава и датуми накнадних састанака.
Пронађите или креирајте шаблон минута састанка. Ваша организација можда већ има предложак минута састанка. Ако се то не догоди, можете да користите један од многобројних предложака за састанке који су доступни на мрежи или да креирате сопствени предложак. Шаблон треба да има линију наслова, тела и потписа. Наслов садржи име организације и датум, време и локацију састанка.
Направите тијело предлошка користећи дневни ред састанка као водич. У тај дио укључите сљедеће ставке: статистику похађања, одобрење посљедњег записника са састанака, извјештаје службеника и одбора, старе послове, нове послове, најаве и вријеме одлагања.
Осигурајте да образац укључује линије потписа и линије датума за секретара и орган који одобрава.
Припремите минуте користећи шаблон. Уклоните прекомерне детаље. Снимите шта је одлучено, ко ће урадити акцију, када је то потребно и како ће организација знати када је акција завршена. Када довршите свој први нацрт, прегледајте аудио транскрипт састанка како бисте били сигурни да сте снимили све што је потребно. Затим уредите своје минуте.
Записник је запис о активностима које организација подузима. То није запис о свему што је речено, што је транскрипт. Држите минуте професионалним. Не укључујте ваше мишљење, просудбу или тумачење. Фразе као што су "жестока дебата" и "одличан коментар" немају места у записницима о стручним састанцима. Никада немојте укључивати поднеске који су повучени.
Приложите извештај службеника и комитета за ваше попуњене записнике. Направите потребан број копија. Ако је могуће, распоредите састанке неколико минута прије сљедећег састанка тако да се допуне и / или исправке могу извршити брзо.
Савети
-
Провјерите присутне на својој листи када стигну на састанак. Снимите постигнућа као и забринутости. Проверите да ли су имена исправно написана. Задржите резервну копију минута. Немојте се плашити да затражите појашњење.
