Тачно састављање минута састанка помаже да се учесници фокусирају на додељене задатке, смањују погрешну комуникацију и побољшавају ефикасност наредних састанака. Користи од јасних и свеобухватних минута састанка значи да сваки власник предузећа, извршни директор или други лидер који редовно одржава састанке треба да утврди смјернице за вођење записника. Ове смернице треба да покрију оно што се дешава пре, за време и после састанка.
Пре састанка
Одредите ко траје неколико минута
Док наизглед чисти задатак, снимање минута састанка захтијева значајну пажњу на детаље. Као резултат, записничар треба да има минимално учешће на састанку. Ово омогућава фокусирање већине енергије на евидентирање битних тачака састанка.
Савети
-
Предузећа често користе извршне помоћнике или рецепционаре да би издвојили минуте, јер ти запосленици често немају активну улогу на самом састанку.
Користите стандардизовани образац
Креирајте сопствени стандардизовани записник за састанак који ћете користити током састанка. Стандардизација помаже примаоцу минута да зна где да стави информације и помаже полазницима да касније прочитају документ. Основне информације треба да садрже:
- Листа учесника.
- Датум.
- Листа тема за дискусију.
- План акције је одређен за сваку тему.
- Они који су одговорни за спровођење тих радњи.
Током састанка
Попуните основне информације
Пре званичног почетка састанка, попуните основне информације као што су присутни и датум. Ово спречава непотребно губљење времена током самог састанка.
Само важне информације
Записници са састанка не би требали преписати читав састанак. Напротив, записници са састанака биљеже важне задатке и упуте у поједностављеном формату. Према томе, требало би да забележите информације као што су делегирање дужности, рокови, они који су додељени тим дужностима и све друге наизглед релевантне информације. Записник са састанка не треба да садржи опште дискусије или тангенцијалне информације.
Питајте за појашњење
Записник мора тачно одражавати најважније тачке састанка. Затражите појашњење да ли је било која информација о којој се разговарало током састанка нејасна. Никада немојте претпостављати, или ризикујете нетачне информације или пропусте. Међутим, када питате за појашњење, увек пратите протоколе за састанке. Неки састанци имају неформални приступ, док други усвајају структурирана Робертова правила реда.
Погледајте претходне минуте
Тренутне минуте које саставите могу се односити на прошле минуте састанка. Ово захтева да донесете прошле састанке са састанака на нови састанак да би информације биле доступне свим учесницима.
После састанка
Записник прегледа
Проверите минуте састанка за типографске грешке или нејасне реченице. Поправите их пре финализирања минута. Све грешке могу потенцијално изазвати забуну око важних задатака.
Послати учесницима
Записници са састанака пошаљите на одобрење присутнима на састанку. Ово даје полазницима прилику да постављају питања или исправљају грешке. Обавестите све присутне ако је дошло до промена.
Финализирај и датотеку
Када сви учесници одобре записник, потпишите записник са датумом одобрења наведеним поред потписа. Након тога, забележите минуте на рачунару или у фасциклу са другим записницима о састанку. Држите све састанке заједно, што омогућава лак транспорт до будућих састанака и обезбеђује централну локацију ако било ко треба да погледа документе.
