Рачуноводствени одјели користе низ акронима за идентификацију одговорности, одјела или владиних агенција. Док су неки акроними специфични за одређену индустрију, други постоје универзално. А / П представља одељење "обавезе према добављачима" у већини компанија.
Позиције
Одељења за плаћање рачуна се разликују по величини од једне особе до многих људи на неколико различитих нивоа надзора. Службеници који плаћају рачуне уносе податке из фактура у рачуноводствени систем и усклађују фактуре са резервном документацијом. Надзорници који плаћају рачуне надгледају рад службеника који плаћају рачуне и одговарају на упите других одјела у вези с плаћањем фактура или салда добављача. Менаџери који плаћају рачуне воде одељење тако што планирају појединачне улоге унутар одељења, трошкове буџетирања одељења и сарађују са другим менаџерима у доношењу одлука.
Одговорности
Одељење за плаћање рачуна има одговорност за плаћање фактура на време. Многи продавци нуде попусте за плаћање фактура у одређеном временском оквиру. Одељење за обавезе према добављачима прати датуме доспијећа заједно са датумима попуста како би се осигурало да компанија има највеће попусте. Одељење за плаћање рачуна мора да потврди да је свака фактура тачна пре плаћања. Одељење за обавезе према рачунима координира штампање чеком са потписом руководства на чеку. Чек и фактуре такође морају бити закључани.
Интерна контрола
Због износа новца који се пребацује кроз одељење за плаћање рачуна, интерна контрола мора бити приоритет. Основна заштита провјера се постиже закључавањем празних чекова и ограничавањем приступа кључу.Провера фактуре одређује да ли је свака фактура тачна и важећа. Дужности се дијеле између различитих чланова тима како би се осигурало да ниједан члан тима не може приступити цијелом систему без прегледа друге особе.
Унапређење процеса
Чекање штампања је често ручни процес, који захтева људски рад за заморне задатке, као што је пуњење омотница. Унапређење процеса смањује потребу за запосленима који раде на пословима који немају додатну вриједност и омогућава запосленицима да се фокусирају на аналитички рад. Побољшања укључују употребу електронских плаћања и електронских система одобравања.
