Пословна кореспонденција је типично језгровита и добро организована, при чему су мисли писца сажето представљене на једној страници. Међутим, постоје случајеви када порука коју требате пренијети захтијева двије странице. Исправно форматирање друге странице пословног писма осигурава да читатељ не превиди ваше посљедње мисли.
Форматирање заглавља друге странице
Формат другог заглавља који одаберете зависи од вас, али увек треба да садржи најмање име и презиме особе којој је писмо написано. Заглавље друге странице такође може да садржи број странице и датум писма.
Неки писци радије користе једну линију на другој страници пословног писма. Ово је познато као хоризонтални формат. На пример, уписују име примаоца на крајњу леву маргину, центрирају број странице и уписују датум оправдано до десне маргине. Користећи овај формат, скоро да изгледа да правите три колоне.
Други начин да форматирате другу страницу је да користите формат блока, што значи да уписујете име примаоца на горњој линији испод маргине од једног инча, а затим укуцајте број странице у следећем реду и датум у трећем реду. На пример:
Г. Давеи Јонес
Паге 2
1. октобар 2018
Уместо да користите маргину са десне стране, једноставно пређите преко центра странице скоро до десне маргине. Када читаоци погледају другу страницу, прва ствар коју виде је њихово име, број странице и датум. На овај начин, ако одаберете спајање прве и друге странице, подручје за кламање не покрива наслов на другој страници.
Када поставите наслов, оставите три празна ретка пре него што укључите остатак пословног писма. Будите сигурни да имате довољно текста да бисте оправдали другу страницу. Ако имате само једну или две додатне линије, покушајте да смањите своје слово на једну страницу. Такође, уверите се да не почињете другу страницу свог писма усред реченице. Када је могуће, започните нови параграф на другој страници тако да ваше писмо боље тече.
Креирање маргине друге странице
Ако имате пословно писмо од две странице, можда ћете желети да спајате две странице заједно. Међутим, прихватљиво је ако једноставно спакујете две странице вашег писма тако да се уклапају у коверту. Ако спајате странице, читалац очигледно зна да је ваша порука више од садржаја на првој страници. Међутим, ако одлучите да не спајате, уверите се да започињете форматирање довољно далеко од горње ивице друге странице како би читалац схватио да је друга страница једнако важна као и прва. Маргина од једног инча од врха странице је уобичајена. Тамо ћете почети други наслов странице.
Набавите право на информације о примаоцу
Пошто друга страница вашег пословног писма садржи име примаоца, веома је важно да име примаоца буде написано исправно на првој страни писма, након чега следи њен исправан наслов и поштанска адреса. На првој страници пословног писма, подаци о примаоцу прате датум и вашу повратну адресу.
Ако нисте сигурни о писању било каквих информација о примаоцу, проверите вебсајт компаније или позовите секретара компаније или рецепционара. Немојте ризиковати себе и евентуално вријеђати приматеља користећи неточне или застарјеле информације.
