Приликом обавештавања запосленог, добављача или власника полице да се њихов уговор не обнавља, мораћете да пошаљете писмо које се не обнавља. Писање овог писма са тактиком и професионализмом може олакшати пријатељско раздвајање, а да не спомињемо уштеду времена и боли. Ово је помало неугодан маневар; писмо које се не обнавља мора бити у равнотежи између чврстог става и осјетљивости према емоцијама приматеља.
Јасно наведите своју намеру
Јасно навести своју сврху. Нејасноћа може касније отворити врата за конфузију. Након што се наведе име фирме или организације о којој се ради, објасните да се читалац не обнавља. За осетљивија питања, као што је радна позиција, писмо треба да следи телефонски позив или лични састанак на којем се укратко објашњавају разлози за необнављање.
Пример:
Ово писмо добијате зато што нам тренутно достављате месечну услугу за кафу за нашу канцеларију коју морамо отказати следећег месеца.
Обезбедите позадину
Дајте искрен разлог за не-обнављање. Ваш прималац заслужује ваљано објашњење за одлуку. У многим случајевима, разлог може бити једноставан као промена у политици, смањење буџета или редовно укидање позиције. Ако је одлука заснована на лошем учинку, реците то на примјеру. Избегавајте цаттинесс или претјерано оптужујуће изјаве; уместо тога, останите мирни и професионални. Будите сигурни да имате специфичне извјештаје о инцидентима како бисте подржали било какве изјаве о лошим радњама или лошим резултатима у случају да одлука дође у питање.
Пример:
Ви се не обнављате због свог учинка у радној способности, посебно у погледу тачности и посвећености послу.
Дисцусс Аваилабле Оптионс
Објасните опције које су доступне примаоцу. За промену политике, наведите алтернативе и одређени датум раскида. У случају необнављања уговора на радном мјесту или добављачу, од кључне је важности не само дати временски оквир, већ и упуте које се односе на преостало вријеме одмора и одговорности. Ово је такође прилика, ако се одлучите, да информишете примаоца о процесу за подношење жалбе на не-обнављање. Наведите контакт информације за особу задужену за тај процес или линк на одговарајућу веб страницу за додатне информације.
Пример:
Имајте на уму да ће ваша услуга са нама престати да важи 1. фебруара. Док нам тренутно не требају ваше услуге, можемо у будућности како се наш буџет проширује, па свакако проверите касније касније године када поново проценимо наше услуге потребама.
Бројеви уљудности
Буди уљудан. У многим случајевима, не-обнављање долази као изненађење за примаоца и може бити тешко писмо које се може прочитати јер често представља велику промјену у животу или приходу. Захвалите запосленику, осигуранику или добављачу за њихово вријеме и допринос пословању и, гдје је то прикладно, пожелите им срећу у њиховим будућим настојањима. Међутим, немојте алудирати на било какве сумње или сумње у вези са одлуком, јер то може сугерисати примаоцу да он или она треба да оспори одлуку, или чак да је преда суду.
Пример:
Хвала вам за вриједан допринос који сте дали нашем пословању. Желимо вам срећу у будућим настојањима.
Правилан формат
Потпишите писмо са својим именом и положајем. Наведите свој наслов и контакт информације тако да прималац разумије ваш ауторитет у одлуци и моћи ће да вас контактира са питањима. Ако једноставно пријављујете промену политике, додајте да је не-обнављање у складу са том политиком и приложите је за референцу.
Будите сигурни да прочитате мали отисак
Ако имате писмени уговор са особом или услугом коју одаберете да се не обнови, обавезно прочитајте ситни тисак. Могу постојати одређени подаци о томе како и када можете раскинути уговор који морате слиједити како не бисте наишли на кршење уговорне ситуације. Ако је то уговор о аутоматском обнављању, као што је онај за мјесечни сервис, напишите свој захтјев за раскид и пошаљите га одговарајућем одјелу. Обавезно наведите датум када желите да прекинете услугу. На вама је да укључите разлог зашто. Ако не откажете пре истека периода обнављања, можда ћете бити заглављени са накнадом за прекид, тако да забележите све рокове за отказивање када склопите уговор о аутоматском обнављању.
