Меморандуми морају пренијети информације на концизан, сврсисходан начин. Овај не-бесмислен стил значи да чак и ако презнојавате могућност писања једног, требали бисте пронаћи једноставан, разуман формат добродошлице олакшање од других, више радно интензивних писања пројеката које можете имати на свом столу.
Напишите наслов
Започните вашу белешку тако што ћете написати стандардни наслов који укључује „То:“, „Фром:“, „Дате:“ и „Субјецт“ на одвојеним линијама. Размислите о линији публике, схватајући да можда нећете желети да пренесете свој допис цијелој компанији, већ само неколико одјела. Функционални наслов омогућава читатељима да га брзо скенирају и прикупљају важне информације од самог почетка - од релевантности до теме.
Наведите своју сврху
Напишите кратак увод који на најједноставнији могући начин јасно наводи вашу сврху писања. Убризгајте неку личност, ако желите, али задржите и овај додатак. На пример, ако објављујете, можда ћете написати: „После посебно дугачке и исцрпне претраге, са задовољством могу да објавим да је компанија АБЦ ангажовала групу КСИЗ Вритерс Гроуп која ће водити наше будуће маркетиншке напоре.“
Елаборате витх Прецисион
Посветите тело меморандума - не више од два или три параграфа - елаборирању уводне изјаве. Антиципатинг куестионс је важна; не желите да ваш допис генерише више питања него што даје одговоре, али меморандум није форум за исцрпно, 360-степено откривање. Организујте најважније информације - шта ће запослени желети да знају и шта треба да знају - на хијерархијски начин. На крају, имајте на уму да меморандум ријетко служи као „коначна ријеч“ о некој теми; у ствари, понекад покреће читав низ активности. Дакле, посветите последњи параграф тела ваше белешке „следећим корацима“ или „шта ће се даље десити“. На пример, у овом случају можда желите да поделите када ћете представити групу писаца својим запосленима.
Цлосе ин Стиле
Затворите вашу белешку на оптимистичну ноту, схватајући да шаљете имплицитну поруку вашим запосленима да је прате. Могло би се, на пример, рећи: „Знам да се радујете, као и ја, да се упустите у ово узбудљиво поглавље у историји наше компаније. Унапред вам се захваљујем на сталном ентузијазму и посвећености."
Покажите на прилоге
Укључите нотацију на самом дну ваше белешке релевантне прилоге, као што су документи које желите да запослени прочитају или нове процедуре које желите да прате. Једноставно напишите ријеч “Приложено:” и укратко сажмите информације. У овом примеру, можда ћете желети да укључите збирку претходних маркетиншких пројеката групе писаца како би се ваши запослени могли упознати са стилом и постигнућима групе. Будите експлицитни о томе где запослени могу да пронађу ове информације. На пример, без обзира да ли постављате папирну копију подсетника на огласну таблу или је шаљете електронском поштом на нивоу компаније, будите сигурни да запослени разумију како приступити прилогу.
Савети
-
Прочитајте свој меморандум наглас док пажљиво прегледавате и уређујете пре него што га дистрибуирате.
