Нотари проверавају тачност потписа на важним документима као што су опоруке, поверења и менице. Нотар потврђује да су странке које су потписале документ доказале свој идентитет, разумеле документ и нису биле присиљене на потписивање. Када су ти услови задовољени, нотар печати на документу званични печат.
Евиденција
Бележник мора да води службени дневник са евиденцијом о сваком овјереном потпису. Сваки запис мора да садржи имена страна потписница овереног документа и датум и време потписивања. Када је нотар завршио своју евиденцију, све стране које потпишу документ морају потписати дневник. Странке које потписују документ морају предочити важећу возачку дозволу или пасош за идентификацију прије потписивања.
Квалификација
Потенцијални бележник мора имати најмање 18 година и положити испит са вишеструким избором са 70% или више да би постао подобан за добијање лиценце. Ако чека дуже од две године након полагања теста за добијање лиценце за нотара, мора поново полагати испит. Кандидати не смеју имати претходне кривичне пресуде или дисциплинске поступке у вези са преваром из претходног мандата као нотар.
Разматрања
Јавни бележник не може нотаризовати било који документ који укључује њен сопствени финансијски или лични интерес. Нотарима је забрањено да дају правне савјете или припремају правне документе, осим ако имају важећу лиценцу за обављање адвокатске дјелатности из одговарајуће адвокатске коморе на свом подручју.
Обвезнице одштете
Сваки нотар мора имати обвезу обештећења како би заштитио своје клијенте од финансијске штете узроковане неправилно потписаним потписом. Тачни захтјеви могу се разликовати за сваку државу, али 10.000 $ је обично минимални прихватљиви износ обвезница.
Временски оквир
Свако нотарско именовање важи четири године. Након истека термина, нотар може поднијети захтјев за обнову. Обнављања се обично одобравају, осим ако јавни бележник није извршио немар или починио превару док обавља своје дужности.
Нотариал Сеалс
Бележник мора чувати свој печат на месту где само он може да му приступи. Печат не може бити контролисан од стране послодавца или клијента. Ако је печат изгубљен, бележник мора да обавести надлежног нотара своје државе. Када је нови печат купљен због обнове нотарске комисије или промене имена, стари печат се мора уништити или учинити неупотребљивим. Спецификације за нотарске печате варирају у зависности од државе, при чему већина држава захтева да се наведе нотарско име и комисија.
