Системи и процедуре су од виталног значаја за успешно пословање. Према Мицхаелу Герберу, пословни консултант и аутор најбоље продајног пословног водича "Тхе Е-Митх", компаније засноване на системима штеде вријеме, узрокују мање стреса и зарађују више новца него твртке које покреће ријеч и упуте власника. Креирање канцеларијских процедура је вјежба у логици и организацији, која се најбоље проводи корак по корак.
Дефинисати обим поступка, тачно шта је намера поступка да се постигне. Будите разумно детаљни, али не и оптерећујући. На пример, потребна вам је процедура за руковање долазном поштом која се разликује од процедуре за обраду одлазне поште. Не треба вам другачија процедура за нежељену пошту, рачуне, часописе и личну пошту. Те подкатегорије могу бити укључене у исти општи наслов.
Дефинишите ко је одговоран за проверу процедуре, укључујући рокове или временске линије повезане са процесом. Одговорна особа не мора то да уради лично, већ мора да провери са делегатом који му је додељен да би осигурао завршетак и проверио квалитет. Ова дефиниција се најбоље приписује наслову, а не особи, чак и ако знате ко ће сада радити тај посао.
Наведите појединачне задатке који су инхерентни овом процесу. Ставите их хронолошким редом.
Напишите опис сваког задатка, укључујући разумне рокове, потребне алате и основне активности. Укључите "стање завршетка" - какав је задатак када завршите. Стање завршетка је од виталне важности за инспекцију рада и оцјену успјешности запосленика.
Запишите посљедице неиспуњавања задатка унутар заданог временског оквира. То укључује дисциплинске мјере за запосленог и план за случај непредвиђених проблема који настају због неуспјеха.
