Конференцијска сала се користи од стране руководилаца компаније за одржавање састанака и организовање догађаја за сараднике или посете привредницима. Постављање собе за састанке може увелике утицати на то како људи доживљавају састанак, јер они који седе у леђима можда неће моћи да чују или виде све што се дешава на предњем делу собе. Пре него што почнете да постављате конференцијску салу, анализирајте простор да бисте утврдили која подешавања најбоље функционишу за дати простор. На тај начин сви учесници ће имати исто искуство током презентација или догађаја.
Прошетајте се по конференцијској сали прије него почнете пројектирати простор. Пронађите све електричне утичнице у простору, јер је предњем делу просторије можда потребна електрична утичница. Пројекторима и екранима може бити потребна електрична енергија за рад, тако да поставите предњи дио просторије гдје су доступни прикључци. То се ради како би се жице на поду свеле на најмању могућу мјеру, јер се људи могу спотакнути преко њих док ходају по конференцијској соби.
Анализирајте величину простора и упоредите величину са потребама компаније. Ако компанија тражи простор за састанке са 20 људи или мање у једном тренутку, постављање столова и столица је другачије од простора који треба да задржи стотине људи у одређеном тренутку. Коришћење подешавања у стилу позоришта са повишеним редовима може бити ефикасније за стотине људи, за разлику од У-облика, јер је конфигурација У-облика погоднија за 20 људи или мање. Један конференцијски сто треба да се користи само ако компанија планира да угости мање од 15 људи одједном, јер запослени који се налазе на једном крају стола морају бити у стању да чују људе који седе на супротном крају.
Додајте екран презентације или пројектор на предњу страну прије додавања столова и столица у простор. Укључите све електричне уређаје и сакријте жице дуж зидова или испод тепиха.
Поставите табеле у жељену конфигурацију коју сте изабрали за конференцијску собу. Табеле треба поставити близу заједно, ако користите методу У-облика. Инсталација за позориште захтева да се столови постављају на подигнуте кутије или платформе. Поставите платформу у жељени простор пре него што почнете да додате табеле.
Прошећите око простора и поставите се иза стола да бисте проверили да ли је свако седиште прихватљиво у смислу гледања испред просторије без препрека. Не стављајте некога на мјесто гдје не може видјети предњи дио. Учините то прије него што се столице додају у собу, јер може бити теже промијенити поставу са столицама и столовима у соби.
Додајте све столице у конференцијску салу и угурајте столице испод стола како бисте уштедели простор. Ово ће учинити конференцијску салу већом и организиранијом.
Додајте боце воде, оловке, папириће и евентуално плодове у конференцијске столове пре догађаја.
