Како се ваш бизнис шири и постаје успешнији, његов систем архивирања папира може постати заморан и непрактичан. Због тога многи власници компанија одлучују да користе базу података. Иако базе података помажу организацијама да раде глатко, оне нису без мана. Дизајнирање базе података може бити скупо и дуготрајно. Технички проблеми могу довести до великих штета. Такође, компанија мора да троши време на обуку запослених да користе нову базу података.
Дизајн који троши време
Претварање из папирнатих датотека у систем електронске базе података може бити сложено, тешко и дуготрајно. Приликом преласка на базу података потребно је слиједити неколико корака. Водитељ пројекта мора одредити сврху базе података и прикупити све информације које је потребно организирати. Дизајнер базе података мора креирати потребне табеле које ће подијелити информације, одредити примарне кључеве, поставити односе таблица, прочистити дизајн и примијенити правила нормализације која спрјечавају одржавање редундантних информација на више мјеста. У зависности од нивоа вештина, пројектовање базе података може да траје од неколико дана до неколико недеља.
Технички проблеми
Повремено, база података може наићи на грешке које оштећују практично све информације у њему. За разлику од папирних фајлова, ако је у бази направљена грешка, она може имати домино ефекат. Мали погрешни прорачуни могу довести до потребе за већим ремонтом система. Редовне сигурносне копије су критичне за ограничавање потенцијалних штета.
Скуп
Претварање у базу података може бити веома скупо. Власник предузећа ће сносити неколико трошкова. Што је дизајн базе података компликованији, то ће више коштати. Компанија мора купити софтверски пакет који нуди максималну флексибилност за прилагођену базу података и омогућава раст. У многим случајевима, власник предузећа ће морати да запосли професионалца како би осигурао да је посао обављен исправно. Она мора довољно уложити у планирање структуре базе података како би осигурала најбоље перформансе.
Обвезна обука
Претварање у базу података значи да власник предузећа мора обучити запослене да користе нови софтвер. Запослени морају одвојити вријеме од својих уобичајених радних функција да би били обучени. Власник бизниса може такође морати да ангажује инструкторе за вођење часова обуке. Неки запослени могу бити отпорни на нову технологију. Сесије обуке могу трајати од неколико сати до неколико дана, а потпуно усвајање технологије може потрајати много дуже. У зависности од тога колико дуго је запосленима потребно да науче како да управљају системом, обука и усвајање могу успорити продуктивност.
