Сваки бизнис и особа која ради са јавношћу у неком тренутку мора да комуницира са јавношћу. Али није идеално за партију да подијели своје ресурсе између свог основног пословања и објашњавајући тај посао свијету - ту долазе агенције за односе с јавношћу. за клијента којег представља.
Стизање на исту страницу као и Клијент
Пре него што ПР агенција добије поруку у име клијента, мора да сазна шта је та порука. Представници ПР-а сједе са својим клијентима на почетку односа како би сазнали све што могу о свом пословању. За предузећа, те информације укључују њихову опћу изјаву о мисији, производе, услуге и како их доводе на тржиште. За јавне личности, то укључује информације о професионалним пројектима те особе, као и особне детаље живота који би могли утјецати на јавно мнијење. За све клијенте, агенција успоставља протокол за размјену информација тако да никада не пропусти прилику да представи нове догађаје јавности.
Вритинг Пресс Релеасес
Основни производ који излази из ПР агенција је саопштење за јавност, информације о компанији које се дају новинским агенцијама за објављивање. Новинске агенције воле да добијају саопштења за штампу, посебно у данима спорих вести, јер то значи мање посла за попуњавање простора у новинама. Оно што је упозорење је да би саопштење за штампу требало да захтева неколико измена у уређивању - иначе уредници вести неће желети да троше драгоцено време на оно што је вероватно небитно. Један од начина за процену квалитета ПР агенције је тражење узорака за штампу и њихово испитивање против смерница за стил Ассоциатед Пресс. Ако се издања тешко могу разликовати по формату од стварних новинских чланака, а ви и даље одлазите са позитивним утиском о организацији представљеној у том издању, агенција је добро обавила свој посао. Али за разлику од актуелних новинских чланака, није важно да саопштење за штампу садржи тачне цитате. Често писац односа с јавношћу чини цитате - али само у име клијената - и тражи одобрење клијента пре него што се то саопштење за штампу пошаље новинским агенцијама.
Успостављање односа са новинским агенцијама
ПР агенције треба да воде списак новинских агенција на које шаљу саопштења. Али, што је још важније, стручњаци за односе са јавношћу успостављају односе са новинарима који траже информације о клијенту за чланак. ПР професионалци су капија за све информације које долазе из организације коју представљају. То значи да ће агенција за односе с јавношћу бити први контакт новинара за информације о клијенту, а агенција ће или дјеловати као гласноговорник клијента или ће новинара контактирати с одговарајућом особом у организацији клијента. Понекад запослени у агенцији дјелује као трећа страна у интервјуу да води питања и одговоре у позитивном смјеру.
Управљање присуством друштвених медија
Са развојем друштвених медија, улога професионалаца за односе с јавношћу проширила се и на онлине представљање клијената. Уколико клијент има блог, Фацебоок или Твиттер профил, ПР агенција би требало да има приступ; ако клијент нема, агенција треба да успостави једну. За разлику од саопштења за штампу, присутност друштвених медија је директна за јавност. Као резултат тога, агенцији се не мора бринути о придржавању формата вијести или појављивању пристраности у име клијента, јер нико не очекује да јавна личност или компанија не исцрпљују властити рог. Попут дужности портпарола или цитата у саопштењима за штампу, ажурирања друштвених медија треба да буду написана као да су информације директно од клијента, за разлику од перспективе ангажоване треће стране.
