Без система за управљање базом података који организује, контролише и каталогизује податке, информациони систем би био организовани конгломерат података. Коначна улога система за управљање базом података је да имплементира контроле и обезбеди одржавање датотека података користећи сигурност података како би се осигурао интегритет података.
Каталогизација структура датотека
Процес каталогизације датотека у систему за управљање базом података (ДБМС) је изузетно важан. Постоје различити типови датотека, који се крећу од стварног рачунског кода и програма упита (који извлаче информације) до услужних програма система и програма одржавања евиденције. Сви ови програми имају јединствену структуру датотека, која је идентификована системском шемом или "схемом". Без процеса структурирања фајлова, фајлови би били тешки за приступ и рад. Структура датотека унутар (ДБМС) обезбеђује уредну структуру за приступ и управљање датотекама.
Идентификација типова базе података
ДБМС систем се може састојати од различитих типова база података. База података садржи структуру записа информација. Базе података унутар ДБМС-а могу бити индексиране, секвенцијалне или релацијске базе података. База података индекса је заснована на примарном кључу и може се индексирати на било којем јединственом пољу унутар структуре базе података. Секвенцијалној бази података приступа се почетком од првог записа у бази података, а релациона база података се састоји од записа, који се могу спојити са другим постојећим записима у другој бази података на основу јединствених идентификатора. ДБМС омогућава партиционисање, каталогизацију и приступ за ове типове база података.
Сигурност података
Сигурност података је важна карактеристика сваког информационог система. ДБМС обезбеђује безбедносне табеле, које су записи намењени за корисничке информације, идентификацију и лозинке. Сигурносни систем је конструисан из релационих табела базе података и сваки услов (кориснички приступни код) мора бити задовољен у свакој табели како би корисник приступио систему. ДБМС системи могу имати уграђене сигурносне апликације, које додељују корисничка права и привилегије коришћењем табеле надлежних органа у апликацијама системских услужних програма.
Табеле и записи
Унутар ДБМС-а, све базе података имају додијељене записе. Записи се класификују као записи о појединостима или детаљима. Записи ставки су опћи записи информација и детаљни записи фокусирају се на идентификатор поља унутар записа ставке и пружају додатне "детаљне" информације о пољу и генерирају његов запис из записа ставке. Табеле су структуре на којима постоје подаци о ставкама и детаљима. Пример записа о појединостима и детаљима је опис намештаја у бази података која се састоји од општих поља података за отпрему, плаћање и сл., Као и одговарајући детаљни запис, који додатно разврстава намештај у различите боје.
Интегритет сетова података
Ако је информациони систем систем за обраду заснован на трансакцијама, креирају се скупови података за каталошке измене података које су корисници покренули у систем са свим променама извештавања о извештају о изузетку трансакције. Подаци се прикупљају, дистрибуирају и обрађују коришћењем батцх или реал-тиме метода. Ако се ради о серијској рутини, већина организација ће ажурирати своје системе једном дневно док се, у реалном времену, ажурирања могу одмах додати.
