Подношење је прастари систем који олакшава проналажење докумената. Ови документи могу укључивати писма, дописе, финансијске записе, извјештаје и друге облике кореспонденције. Да бисте постигли кохерентан и ефикасан систем архивирања, морате користити одговарајуће процедуре. Чак иу данашњем електронском добу, предузећа и кућне канцеларије и даље морају да чувају папирнате датотеке.
Категорије
Груписајте датотеке у категорије. Главна категорија ће бити примарни наслов, који ће представљати све остале датотеке које ће бити смештене испод (подкатегорије). У зависности од обима категорије, она може обухватити целу ладицу ормарића. На пример:
Категорија: Платни спискови 2014 Подкатегорије: Платни списак Јануар 2014. Регистар зарада Фебруар 2014. Регистар зарада Март 2014
Наставите своје поткатегорије до краја године. Ако ваша категорија попуни читаву ладицу, направите етикету и ставите је на спољну страну ладице; означите мапе поткатегорија и поставите их у ладицу. Користите висеће фасцикле за ваше категорије када имате неколико категорија за једну ладицу и поставите фасцикле са ознаком подкатегорије унутар њих.
Филинг Рулес
Два основна правила подношења су абецедна и датумска. Приликом извршавања абецедног попуњавања, фајл према слову абецеде. За архивирање датума, запишите најновије датотеке на врх. Постоји неколико правила која се односе на абецедно подношење.
Приликом подношења имена, датотека првог слова (нпр. Лангстон Цонструцтион, Паркинсон Царвасх, Риверс & Ассоциатес, Тхомсон & Цомпани).
Када је прво име идентично, упишите друго слово (нпр. Аце, Аделе, Ангие, август).
Датотека по презимену (нпр. Цоннор, Луке; Денвер, Марион; Фуллертон, ЈД; Сцхустер, АП).
Поднесите по иницијалима када су презимена идентична (нпр. Гаррисон, ДЦ; Гаррисон, ЕФ; Гаррисон, ГХ; Гаррисон, ИБ).
Користите прво слово префикса када презиме садржи префикс (тј. Де ла Хоиа, ГУ; де Марк, ДС; ван дер Рои, ФХ; ван Ундер, ПЕ).
Поднесите прво презиме када постоје два (тј. Андерсон & Леиберман; Ципресс & Флорсхеим).
Датотеке Мац, Мц, М 'као Мац; филе Ст и Саинт као свети (тј. МацИнтире, МцКнигхт, М'Цлевер или Саинт Паул'с, Ст. Мари'с).
Одржавање датотека
Када је систем архивирања уредно постављен, морате га одржавати. Имати одређену ладицу за све документе које треба поднијети; немојте их држати наоколо. Немојте паковати фасцикле или фиоке са датотекама; то отежава њихово издвајање. Покушајте да извршите неке пријаве најмање једном дневно. Ако водите малу компанију, урадите то једном недељно. Ако имате датотеке које се носе из употребе, направите нове датотеке за њих. Ставите нежељени папир у канту за рециклажу или резач. Ако су ваши фајлови поверљиви, увек запамтите да закључате фиоке.
