Да би се бавио конфликтом на радном мјесту, одјели за људске ресурсе требају имати формализирану писану политику која детаљно описује оно што се сматра неприкладним понашањем на радном мјесту и које је лако доступно свим запосленицима. Политика решавања конфликта у пословању такође треба да постави јасне процедуре за истраживање извештаја о неусаглашености и дисциплинских мера. Компаније са слабим политикама конфликта на радном месту могу изгубити талентоване и продуктивне раднике који једноставно желе да избегну непријатног сарадника чије негативно понашање остаје непроверено.
Важност формализације политике конфликта на радном месту
Састављање детаљног документа за упућивање на руководиоце и запослене у првом реду је алат за успјешно рјешавање конфликта на радном мјесту. Имати јасну политику. као и систем за пријављивање прекршаја и истраживање истих, осигурава да ниједан запосленик “не прође кроз пукотине”. Након успостављања свеобухватне политике истраге и рјешавања сукоба, људски ресурси морају бити овлаштени да проводе дисциплинске мјере на темељу прекршаја, или раднике. ће игнорисати политику. Компаније које се боре да пронађу место за почетак када креирају своју политику конфликта на радном месту, требало би да размотре усвајање политике нулте толеранције, што свим запосленима даје до знања да је злостављање на радном месту неприхватљиво. Политика нулте толеранције може смањити шансу да ревизори приговора доносе необавештене позиве на пресуде.
Улога људских ресурса у медијацији спорова
Људски ресурси су друга тачка контакта у сваком међуљудском спору на радном мјесту, а први је директни супервизор запосленог - осим ако је сукоб између запосленог и супервизора. У великој компанији може бити корисно имати стручњака за посредовање у спору. Ако је спор довољно озбиљан да супервизор фронт-лине не може одмах ријешити ситуацију, оба конфликтна запосленика могу бити упућена стручњаку за медијацију спорова у људским ресурсима. Људски ресурси треба да говоре одвојено са сваком страном; укључивање обе стране у расправу може створити застрашујуће понашање, било реално или опажено. Стручњак за људске ресурсе одлучује да ли притужба захтијева истрагу или треба да се пошаље спољној агенцији за спровођење закона на преглед. Формално упозорење треба издати оптуженом запосленику и ставити га у његов досије, у случају да се против њега поднесу будуће жалбе. Службеник за људске ресурсе не треба да одбацује жалбе само зато што их је тешко истражити. Неки инциденти могу захтевати истрагу преко специјалисте за унутрашње послове или консултанта за спољну безбедност по нахођењу виших службеника за људске ресурсе.
Када се супротставити и када остати неутралан
Службеник за људске ресурсе који истражује жалбу треба да остане неутралан док неки доказ о кршењу не буде потврђен непобитним доказима. Добијање необоривих доказа може захтијевати посебну истрагу, као што је инсталирање сигурносних камера или преглед кориштења рачунала на радном мјесту. Тек након што се докаже да је запослени крив у међуљудском сукобу, руководилац или службеник за људске ресурсе мора подузети дисциплинске мјере.
Последице кршења политике
Најмањи облик дисциплинског поступка треба да буде писмени формални укор са јасно дефинисаним последицама за поновљене прекршаје. Када се сумња на озбиљне прекршаје, али се не докаже, људски ресурси могу суспендовати запосленог у току истраге. Чак и ако се оптужбе покажу нетачним, плаћање суспендованог запосленика за вријеме застоја могло би бити јефтиније од игнорирања проблема и могућег суочавања са скупом тужбом коју је поднио занемарени запосленик. Озбиљније повреде, као што су физичко или сексуално злостављање на радном месту, треба да буду основа за тренутни отказ ако се докажу. Знајући, на пример, да би узнемиравање на радном месту могло довести до престанка радног односа, могло би бити снажно средство одвраћања од неодговарајућег понашања.
