Праћење и наручивање потрошног материјала за велику организацију, као што је школа, може бити изазов. Сваки модел штампача користи другачији тип кертриџа или тонера, а сваки кертриџ ће одштампати различит број страница пре него што га буде потребно заменити. Иако можете да пратите наручивање кертриџа са мастилом на старински начин, са листом која се генерише папиром и оловком, креирање табеле за складиштење свих релевантних информација ће уштедети време и омогућити да буџет за мастило буде ефикаснији током времена..
Направите нову празну табелу за праћење наручивања кертриџа помоћу програма за прорачунске таблице на рачунару. Шансе су да је ваш рачунар испоручен са програмом Мицрософт Екцел који је инсталиран као део програма Мицрософт Оффице. Ако немате Екцел, преузмите и инсталирајте бесплатан канцеларијски пакет, као што је ОпенОффице, или користите онлајн алат као што је Гоогле Документи, којем можете приступити бесплатно ако се пријавите за бесплатан Гмаил налог.
Одредите које информације желите да пратите. Ово ће варирати од случаја до случаја, а једна од предности коришћења електронске табеле је да је лако променити информације које пратите док се ваше потребе мењају. За почетак, покушајте да пратите број собе на којој је инсталиран сваки штампач, врсту штампача, врсте кертриџа или тонера које штампач користи, колико сте платили за мастило и датум када сте последњи пут наручили замену мастила.
Прво унесите заглавља за колоне за табеларне прорачуне. Обратите пажњу на то како је празна табела конфигурисана. Постоји низ бројева који се крећу низ вертикалну осу и ред слова преко хоризонталног приступа. У првој ћелији или у колони А реда 1 откуцајте "Број собе". У колони Б реда 1 откуцајте "Модел штампача". "Модел кертриџа са мастилом" иде у колону Ц ред 1 и тако даље, док не унесете заглавље колоне за сваки део информације коју желите да пратите.
Изаберите први штампач који желите да унесете у вашу табелу и почните тако што ћете укуцати број собе у реду 2 у колони А. Откуцајте модел штампача у колони Б реда 2 и затим наставите да уносите све релевантне информације у одговарајућу колону, укључујући датум последње наручено мастило.
Унесите информације за следећи штампач, почевши од реда 3 колоне А, а затим унесите друге податке за тај штампач у сваку одговарајућу колону. Наставите са уносом информација за сваки следећи штампач у новом реду док се не прикажу све информације о штампачима и штампачу. Када завршите, сачувајте табелу на чврстом диску рачунара.
Креирајте додатне празне колоне датума за снимање сваки пут када наручите мастило за одређени штампач. Сачувајте датотеку на чврстом диску када завршите, тако да је можете користити следећи пут када наручите потрошни материјал.
Савети
-
Користите специјално обликовање да бисте истакли важне информације или организациону помоћ. На пример, користите болд фонт за наслове колона и обојен фонт да бисте груписали штампаче у истој организационој јединици. На пример, можете да користите зелено за штампаче који користе факултете, плаво за штампаче за ученике и наранџасто за штампаче који су постављени у библиотеци.
Након одређеног времена - семестра или школске године, на пример - укупан износ потрошен на сваки штампач у том периоду. Ове информације можете користити да бисте уочили да ли се неки штампачи чешће користе од других, да ли је један штампач исплативији од другог, па чак и који одсеци или учионице користе највише мастила - информације које могу бити корисне и за прерасподелу и за буџетирање сврхе.
