Конференцијски позиви пружају практично рјешење за окупљање вашег тима како би разговарали о пројекту, добили ажуриране информације и добили консензус. Многе компаније су уговориле компаније за конференцијске услуге, а ове компаније могу да обезбеде наменске телефонске бројеве и приступне кодове за особље, заједно са веб услужним програмом који заказује и обавештава телеконференцијске састанке. Додељени број телеконференције обезбеђује флексибилност у одржавању конференцијских позива у било ком тренутку, а обавештења о састанцима могу бити послата е-поштом учесницима. Услуга буџета или бесплатног конференцијског позива за мале компаније додјељују број телеконференције у вријеме заказивања, тако да заказивање састанака на мрежи захтијева минимално планирање.
Дедицатед Цонференце Лине
Отворите нову е-поруку или захтев за састанак (ако ваша апликација за е-пошту има ову функцију, као што је Мицрософт Оутлоок). Укуцајте адресе е-поште учесника у одељку "Да" или "Учесници". Откуцајте тему састанка у линији "Предмет".
Унесите следеће информације у тело е-поште или користите аутоматска поља у захтеву за састанак: Датум састанка Време почетка састанка (укључујући временску зону) Време завршетка састанка (укључујући временску зону) Број позива (број телефона за конференцију)) Код конференције (ако је применљиво, за присутне да приступе конференцији)
Отворите одељак распореда захтева за састанак и употребите падајући мени поред сваког учесника да одредите да ли су обавезни или необавезни учесници (већина програма има учеснике као подразумеване). Ако су распореди доступни на мрежи, проверите да ли су потребни учесници доступни током жељеног временског оквира и датума.
Приложите дневни ред или материјале за састанке тако што ћете кликнути на дугме "Прилог" на траци са алаткама за е-пошту. Ако желите, откуцајте поруку у телу е-поште, након детаља о конференцијском позиву. Кликните на дугме "Пошаљи" да бисте послали обавештење о састанку.
Заказивање конференцијског позива помоћу Веб услужног програма
Пријавите се на свој рачун конференцијске услуге, као што је Премиере Цонференцинг, Го то Меетинг или Фрее Цонференце.
Кликните на опцију "Распоред конференције". Изаберите датум састанка, време почетка и крај (или трајање) и очекивани број учесника. Упишите тему вашег састанка у поље "Тема". Изаберите тип конференцијског позива кликом на опцију "Бесплатна конференција" или "Конференција директног бирања".
Прегледајте тачност информација и кликните на дугме "Распоред". Одштампајте страницу потврде за детаље конференцијског позива или сачувајте информације на рачунару.
Кликните на опцију за слање обавештења е-поштом својим учесницима. Унесите имена и адресе е-поште присутних у одговарајућа поља. Кликните на дугме "Пошаљи" да бисте послали обавештење учесницима са упутствима за позив и потврдом на вашу е-маил адресу.
Савети
-
Замолите учеснике да потврде да ће се придружити конференцијском позиву - могу одговорити потврдно на вашу е-поруку или кликнути на дугме "Прихвати" у обавештењу о захтеву за састанак. Пошаљите е-поруку са подсетником и све додатне информације дан пре састанка. Када заказујете конференцијски позив помоћу веб алата, продужите трајање или време завршетка и доделите још једног или два учесника него што сте планирали, како бисте себи дали флексибилност. Услуга конференције ће вам обично наплатити само број учесника и стварни број минута.
Упозорење
Избегавајте конфузију проверавањем детаља о састанку пре слања обавештења. Неки програми за е-пошту бележе све захтеве за састанке у календару и додају конфликтне или ажуриране састанке (не замењујући застарели састанак).
