Позиватељи могу оставити поруке на вашој говорној пошти из различитих разлога. Неке од порука могу бити пријатељски подсјетници на важне пословне информације и контакте. Ствари које кажете у поруци говорне поште, без обзира да ли је то лична гласовна пошта или пословна говорна пошта, играће важну улогу у томе какве информације добијате од позиваоца. Постоје неке основне информације које треба увек да укључите у говорну пошту.
Одлазна порука
Прва ствар коју треба да урадите приликом остављања одлазне поруке је да идентификујете своје име, организацију и број телефона. Друга ствар коју треба да урадите је да адресирате доступност. На пример, можда ћете желети да кажете да нисте доступни и да дате време и дан када ћете се вратити. На крају, наведите тип информација које желите да вратите на говорну пошту, као што су име, компанија, број и евентуално порука. Типична излазна говорна пошта може да звучи овако: „Ја сам Боб Смитх са Сампсон, Инц. на 555-555-5555. Нећу бити на располагању до 4 сата данас, али оставите своје име, компанију и број и одмах ћу вам вратити телефонски позив. Не заборавите да будете кратки и дајте јасне, концизне инструкције позиватељу.
Авоид Проблемс
Позиватељи понекад могу назвати погрешне бројеве. Ако не наведете своје име, организацију и број телефона у одлазној поруци, често можете да примате поруке које нису намењене вама. Наводећи ове информације, провјерите да ли позиватељ зна да су дошли до праве особе или да су бирали исправан број. Можете или не желите да подстакнете позиваоца да остави поруку. Ако их не подстичете да остављају поруку, биће вам тешко да процените важност телефонског позива. Ако примате бројне поруке говорне поште, те поруке су важне за одређивање тренутних повратних позива и како се припремити за повратни телефонски позив. Ако охрабрујете поруке, требате затражити од позиваоца да буде кратак или да сумира поруку. Гласовне поруке са дугим објашњењима за поруке могу постати гломазне или не могу бити потребне, чиме се губи време.
Додајте е-пошту, друштвене медије
Будући да се толико информација дијели путем друштвених медија, вјеројатно бисте требали размислити о додавању контактних информација на мрежи у своју одлазну поруку. Изазов у остављању контаката у друштвеним медијима је да позове саговорника да схвати где да га напусти. Можда ћете морати да напишете своје име и да не претпостављате да он зна. Ако желите да позивалац остави поруку на вашој е-маил адреси, можда ћете желети да кажете "Можете ми оставити е-маил адресу на Боб Смитх-у у Сампсон дот цом," или "Можете оставити поруку на бобсмитх-у на сампсон дот цом. ”Искористите своју најбољу просудбу, али изговарајте своје име и име ваше компаније како бисте позиватељу дали најбољу прилику за добивање точних информација. Није добро споменути УРЛ адресе, као што су Фацебоок или Твиттер, јер оне могу бити збуњујуће. Ако сматрате да су то најбоља мјеста за остављање порука, реците на вашој одлазној поруци: "Можете ми оставити поруку и на мојој Фацебоок страници."
