Као дионичар или чак купац, имате право комуницирати с управом твртке. Могли бисте честитати великој свари на великом послу који он ради или подношењу конструктивне жалбе ради побољшања робе или услуга које компанија пружа. Без обзира на ситуацију, постоје неке конвенције које треба поштовати када контактирате некога из горњег ешалона компаније. Уз мало среће, ускоро ћете добити одговор и добити промјену коју желите.
Разматрања
Разумите начин размишљања многих чланова управног одбора. Нису стигли до 50. ката тако што су били плахи златни цвијетови. Чланови одбора су углавном паметни, вредни људи који су похађали колеџ (укључујући и пословну школу) и који су се пробијали кроз хијерархију фирме. Покушајте да комуницирате на јасан и професионалан начин како бисте дошли до њих. Према Универзитету Северне Каролине, требало би да претпоставите да особа која чита ваше писмо има ограничено време да размотри ваше писмо, зато покушајте да не будете дуготрајни.
Форматирање
Користите стандардни формат пословног писма. То није тешко урадити и говори члану одбора (и њеној секретарици) да сте ви вероватно разумна, рационална особа чије бриге треба узети у обзир. Започните са вашом пуном адресом и другим контакт информацијама, а затим укључите датум, затим адресу члана одбора. Следећи део писма је поздрав. Покушајте да избегнете родно засноване наслове. На пример, започните писмо Цхрису Бридгесу са "Драги Цхрис Бридгес". Ако користите "Мр.", ризикујете да кренете на погрешне кораке у случају да је "Цхрис" скраћеница за "Цхристине".
Тоне
Пишите мирним, професионалним тоном, чак и ако сте узнемирени. Да бисте још једном проверили, поставите писмо на страну неколико дана и прочитајте га када сте у хладнијем стању. Ако сте и даље забринути, нека ваш пријатељ прочита ваше писмо да тражи запаљиви језик.
Сврха
Утврдите у првом пуном пасусу зашто пишете и своје квалификације. То може бити врло једноставно: "Пишем као дионичар да бих регистрирао своје незадовољство у вези с одлуком одбора да …" Обавјештавајући га да сте дионичар, он одмах зна да вас не би требао игнорирати.
Доказ
Наведите доказе које морате подржати. Наведите онолико специфичних детаља колико можете да дозволите члану одбора да предузме акцију са вашим специфичним проблемом. На пример, "Последњи пут када је ваша фирма уложила у хартије од вредности са хипотеком, добит за следећу годину је смањена за 50 процената."
Еффецтс
Понудите акцију коју би члан одбора требало да предузме, чак и ако је то нешто једноставно као одговор вама у вези са вашом бригом. Док ВИП може одбити ваш захтев, требало би да буде лако да схвати шта желите. "Желио бих да добијем записе о недавним трансакцијама фирме …"
Окончање
Завршите своје писмо кратким, стандардним љубазностима које пословни људи очекују. На пример: "Радујем се вашем одговору и хвала вам на пажњи на овом питању." То је мала ствар, али је важно: потписати своје име јасно и храбро на крају писма.
