Координација пројекта генерално се односи на планирање и управљање вишеструким задацима истовремено. Координација је неопходна за посао који се бави два или више повезаних пројеката. Пројекти варирају у зависности од пословних циљева, али могу укључивати покретање новог производа или проширење услуга на нова подручја. Координатор пројекта често има различите улоге и одговорности, у зависности од индустрије, величине бизниса и циља пројекта. На пример, корпорације би могле да одреде одвојене координаторе пројеката који би руководили унутрашњим и међународним пословима; док мала предузећа могу задужити основне задатке координације пројекта у управљачку улогу. Координатори пројекта могу послужити као доносиоци одлука или асистенти за водеће менаџере.
Основе
Опсег пројекта (нпр. Интеграција пројеката са различитим тимовима или разматрање алтернативних опција) и временски оквир (краткорочни и укупни рок) представљају битне карактеристике - поготово што успјешна координација захтијева дугорочно планирање у комбинацији са беспријекорним извршењем. На пример, ако ваше предузеће намерава да отвори нову локацију, онда морате тачно да предвидите колико ће трајати изградња продавнице, прибавити потребне дозволе, купити намештај или опрему, као и запослити и обучити довољно особља. Дакле, кашњење у добијању основних потрепштина може утицати на цијели пројекат, као што је додавање додатних трошкова пројекта.
Запослени
Да би се одржала ефикасност, размислите о именовању једне особе или тима људи који ће служити као координатор (и) пројекта. Координатори пројекта морају имати јаке вјештине рјешавања проблема како би предвидјели и одговорили на неочекиване одгоде или ситуације. Штавише, они би требали бити у могућности да комуницирају и преговарају са различитим типовима људи. Ако пројекат укључује рад са бизнисом у Мексику, онда координатори треба да схвате да се пословни обичаји у Мексику разликују од САД-а. Ако не можете да створите улогу независног координатора пројекта, онда прилагодите дужности координатора пројекта да служи као помоћник извршног тима. На пример, асистент пројекта би могао да заказује састанке, припрема дневни ред и процењује напредак са општим циљем подршке ефикасности пројекта.
Софтвер
Укључите софтверске програме за повећање ефикасности, као што је одржавање датотека пројекта и управљање кључним информацијама. За одређене пројекте, табеле, графикони или зидне графиконе раде ефикасно. Такође користите програме као што су Мицрософт Екцел или Пројецт, или чак развијате власнички софтвер. На пример, можете осмислити програм који ће се фокусирати на важан аспект, као што су укупни трошкови пројекта или питања контроле квалитета. Побрините се да информације о пројекту остану лако доступне кључним учесницима.
Разматрања
Неки пројекти укључују људе из различитих организација или предузећа који заједно раде на постизању сличног циља. Континуирано анализирати ризике пројекта, као нпр. Ако члан тима није у стању да добије дозволу или испоручи робу на вријеме. Координација пројекта мора укључивати планове за непредвиђене ситуације који се могу брзо имплементирати ако је то потребно.
Манагемент
Фазе координације пројекта обично укључују стварање опћег циља, планирање основних задатака, те провођење и контролу пројекта. Развити СВОТ (предности, слабости, прилике, пријетње) или СТЕП (друштвене, технолошке, економске и политичке) анализе кроз различите фазе како би се оцијенио напредак пројекта.
