Предлог одељења се генерално користи за добијање ресурса за нови или проширени програм, нову услугу или другачији начин обављања текућег посла који ће захтијевати одобрење за трошење буџетских средстава одјела. Потребно је да буде довољно кратак да поштује време доносиоца одлука, али довољно свеобухватан да би добио одобрење. Приједлог може бити одговор на Захтјев за понуду (РФП), или може бити непожељан.
Припрема предлога
Урадите своје истраживање. Темељно прочитајте РФП или водич за приједлоге одјела. Знајте шта траже (формат, дужина, број секција). Пратите прецизно упутства; не импровизујте.
Знати кога представљате приједлогу: ЦЕО, управном одбору или руководиоцу одјела. Морат ћете предложити приједлог на њихову точку гледишта. Извршном директору ће требати више стратешки поглед, док ће менаџеру бити потребно више процедуралних детаља. Управни одбор ће се састојати од оба, тако да оба циља треба добро документовати.
Прочитајте стратешки план одјела, или еквивалент. Мораћете показати како ваш приједлог испуњава стратешки циљ или кључни резултат. Прочитајте остале релевантне документе одељења, посебно оне који се односе на област у којој радите.
Девелопмент Пропосал
Почните са историјом проблема који ћете решити, или услугом коју ћете пружити. Опишите потребу или пружите анализу потреба. Покажите своје разумијевање структуре одјела и гдје ће се овај приједлог уклопити.
Идентификујте предности вашег приједлога - квантитативно, ако је могуће. Квантитативно осветлите снаге и могућности и покажите рјешења за слабости и пријетње. Опишите опције и могуће алтернативе у смислу релативних трошкова и користи. Урадите анализу ризика; укључују правна разматрања и идентификују решења за идентификоване ризике. Наведите жељену опцију и покажите зашто.
Идентификујте људске и материјалне ресурсе који ће бити потребни за препоручену опцију, у смислу броја и трошкова. Побрините се да су све ваше тврдње тачне и да имате ресурсе да доставите резултате које обећавате.
Јасно наведите временски оквир рада. Укључите основну структуру рада или Гантов дијаграм, који су оба алата за управљање пројектима. Ако нисте упознати са њима, онда нађите колегу који јесте. Обавезно укључите имена свих колега који пружају значајну помоћ, било усмено или у предлогу.
Пре подношења предлога, ставите га на страну за 24 сата. Прочитајте га темељно и идентификујте све слабости; затегните граматику. Замолите некога у кога имате поверење да га лектује и ако је потребно поново га препишите.
Направите резиме. На једној страници или мање, наведите важне дијелове приједлога. Ставите ово као прву страницу. Друга страна треба да буде тачан индекс или садржај.
Савети
-
Ако се желите представити особно, вјежбајте презентацију пред огледалом или представите колеги као суху вожњу.
Никада немојте обећавати оно што не можете испоручити или тврдње које су неосноване или неистините.
