Добра комуникација са продавцима ваше компаније је од суштинског значаја за одржавање ланца снабдевања који добро функционише. Када се ваше предузеће пресели, желите да будете сигурни да су сви ваши добављачи обавештени и да имају времена да ажурирају информације о контактима и достави. Писмо о промени адресе није тешко припремити, али треба да урадите мало планирања. Избегавајте остављање овог задатка до последњег тренутка.
Саставите свеобухватну маилинг листу продаваца ваше компаније. Почните са састављањем листе најмање шест недеља пре датума када је бизнис пресељен, тако да можете променити писма на адреси. Можда ћете морати да пошаљете више од једног слова у неким случајевима. На примјер, добављач може имати одјел за наручивање и отпрему који је одвојен од својих уреда за наплату. Требали бисте да обавестите обоје.
Ставите информације о промени адресе само у тело писма добављачима. Користите меморандум ваше компаније или ставите вашу тренутну адресу и контакт информације у поздрав или затварање писма након уобичајеног формата пословног писма.
Реците продавцима да се ваше предузеће премјешта у првом параграфу писма и да наведе датум промјене. Стварни потез може потрајати неколико дана, стога наведите тачан датум на који се кореспонденција и пошиљке морају послати на нову адресу. Објасните зашто се компанија креће. На пример, поручивање добављачима да се компанија шири и треба веће постројење омогућава им да знају шта се дешава на начин који ствара повољан утисак. Ако постоји период током којег се операције затварају, наведите датуме када ће се пословање затворити.
Ставите нову улицу фирме у други параграф. Ако поштанска адреса буде другачија од адресе, укључите је. Наведите све друге информације о контакту које се мењају, као што су телефонски бројеви. Пошаљите писмо с адресом за промјену адресе најмање три седмице прије премјештања тако да добављачи имају времена да ажурирају своје записе. На крају, доставите телефонски број или адресу е-поште за продавце да постављају питања ако је потребно.
Савети
-
Пратите своје писмо е-поштом тражећи потврду да је писмо за промјену адресе примљено и подсјећајући продавце на предстојеће пресељење. Можда ћете желети да објавите и промену адресе на веб локацији и на страницама друштвених медија. Наведите веб адресе ових сајтова у писму и е-пошти.
