Организовање адвокатске канцеларије је одличан начин за паралегале, правне секретаре и правне асистенте да подрже адвокате. У малим адвокатским канцеларијама, адвокати могу чак морати да се организују. Већина адвокатских канцеларија има централизовани систем архивирања, а списи предмета се проверавају адвокатима само када је то потребно за рад на случају. Пошто адвокати проводе своје вријеме у сусрету са клијентима, присуствују судским поступцима, узимају изјаве и обављају друге послове, зависе од организације канцеларије да би пронашли папире када је то потребно.
Проспецтиве Цасес
Сваки адвокат у адвокатској канцеларији треба систем за праћење информација везаних за потенцијалне случајеве.Јим Виркен, адвокат за грађанско суђење и предсједник одбора Виркен Лав Гроуп у Кансас Цитију, препоручује кориштење обрасца под називом Проспективни извјештај о новој ствари. Овај стандардни образац помаже адвокату да прати информације потенцијалног клијента, води белешке о разговорима у вези са тим и бележи време које је провео у консултацијама о том питању. Ако се неки предмет касније отвори, адвокат или особа за подршку може користити овај образац за креирање папирне датотеке и нове датотеке у систему базе података за управљање предметима.
Филе Органисатион
Организација датотека је кључ за организовање адвокатске канцеларије. Овај процес је важан за организовање списа предмета и организовање рачуноводствених евиденција. Организација датотека такође помаже адвокатској канцеларији да заустави перцепцију клијента о злоупотребама и олакша задржавање клијената. За папирне датотеке, адвокатска канцеларија треба да развије систем за организовање сваке фасцикле. На пример, у сваком одељку фајла, сваки пут треба поставити исти тип докумената. У сваком одјељку документима ће можда требати обојени табулатори (с бројевима или датумима) како би се назначило гдје сваки документ почиње и завршава. Радове треба поднети хронолошким редом, било са најновијим документом на врху или на полеђини сваког одељка.
Адвокатска фирма може развити водич за фасциклу датотека и пружити га свим запосленима. Нови службеници за регистрацију можда ће морати да се обуче да би разумели водич за датотеке. Адвокати и особље за правну подршку требало би да се ослоне на стручно особље за већину задатака.
Електронско складиштење података
Организација такође може да користи систем базе података за управљање предметима да би пратила случај и рачуноводствене информације. Неки системи за управљање базом података обухватају могућност додавања факсова, електронских докумената и скенираних докумената у списе предмета у електронској бази података. Неки системи база података су посебно корисни за нерутинске задатке, као што је провјера да ли адвокат има сукоб интереса у представљању клијента (што може довести до етичког кршења).
Запослени и адвокати треба да прођу обуку о томе како да користе овај систем за управљање базом података за електронско складиштење информација. Адвокатска канцеларија можда жели да ограничи профиле корисника који могу да уносе или бришу записе како би спречили губитак важних информација о клијенту.
