Лични подаци наведени на попуњеном обрасцу В-9 су неопходни за обраду платног списка и извјештавање о плаћању Служби за интерне приходе. Као најбоља пракса, затражите завршени В-9 на првом радном дану вашег запосленог и пошаљите В-9 захтев било којим новим уговарачима. Ако се уговарач не придржава, пошаљите званично писмо са пријатним, али чврстим захтевом за попуњени образац.
Форм В-9 Основе
Образац В-9 је документ ИРС-а који садржи име, адресу, савезну пореску класификацију и број социјалног осигурања или идентификацијски број послодавца. ИРС не налаже да предузећа чувају документе В-9. Међутим, од предузећа се тражи да прикупљају и пријављују личне информације наведене на обрасцу за све запослене, а за извођаче радова плаћају преко 600 долара годишње. Прикупљање В-9 је згодан начин да то урадите. Због тога, компанија треба да има документ В-9 за сваког запосленог и извођача радова.
Захтевам В-9
Да бисте осигурали да сакупите В-9 од свих запослених, укључите образац В-9 у обавезној папирологији првог дана за нове запосленике. Захтевати од нових запослених да попуне све папире на лицу места и врате их представнику за људске ресурсе до краја првог дана.
Када набавите новог извођача или продавца, приложите образац В-9 са првобитним уговором. У писму захтева В-9, замолите вашег продавца да попуни и врати образац што је пре могуће. Размислите о примјени политике која ће плаћати само добављачима са важећим В-9 у датотеци, и забиљежите ову политику у писму захтјева.
Да се надовежем
Ако имате проблема да добијете комплетан В-9 од било ког запосленика или извођача радова, тактично али чврсто обавестите да је В-9 неопходан пре него што се исплата може извршити. Објасните запосленима да су информације на обрасцу неопходне за обраду платног списка и издавање платних доходака. Ако продавац не врати В-9 у року од недељу или две, пошаљите други захтев за наставак. Ако имате документовану политику, подсјетите продавца да их не можете платити без обрасца у датотеци. Пореска управа захтијева да поднесете формални захтјев за В-9, тако да задржите копију овог писма.
Не В-9
Ако на крају године немате В-9 за продавца, ипак морате да пријавите плаћање ИРС-у. Попуните и пошаљите Образац 1099-МИСЦ за извођача радова и оставите број социјалног осигурања празан. Пореска управа ће одговорити са напоменом да недостаје број, који морате прослиједити извођачу радова уз обавјештење о резервном задржавању и другу копију В-9. Обавезни сте да задржите порез од будућих плаћања овом извођачу - тренутно, стопа задржавања је 28 процената - а извођач ће платити 50 долара од ИРС-а.
