Под одређеним околностима, записници са састанака организације представљају правни документ који се не може мијењати без гласа управног одбора. Неправилно измјене и допуне записника могу резултирати поништењем или поништењем гласова, уговора, запослења и других радњи подузетих током састанка. Користите једноставну процедуру да бисте исправно изменили своје минуте.
Утврдите да ли је записник већ формално одобрен гласом одбора директора, или ако су само поднесени на разматрање председавајућем или извршном одбору. Нацрт записника који није изгласан од стране одбора може бити измењен без гласања у одбору.
Ако се предлажу промене особи или особама које прегледају минуте пре него што записник оде до пуног пансиона, предлажемо измене које желите. Упоредите коначни предложени текст са оригиналним записницима. Објасните разлог за промјене. Ако се сви слажу, нека секретарица измени првобитно достављене, неодобрене минуте.
Ако су предложене измене направљене за записнике који још нису одобрени од стране одбора и на састанку одбора, користите следећи поступак:
Нека предсједавајући поднесе приједлог за одобрење записника са састанка. Сачекајте да се поднесе захтев. Замолите председника да отвори питање за дискусију. Нека особа која предлаже амандман представи свој разлог за промјене. Након расправе, нека особа која предлаже измјене поднесе приједлог за измјену записника и прецизира формулацију приједлога. Сачекајте да се поднесе захтев. Замолите председника да затвори дискусију и да постави питање или да гласа. Забиљежите гласање, укључујући имена оних који су за, против и уздржали се.
Ако се предлотене измјене изврше за записник који је претходно одобрио одбор, слиједите исту процедуру за подношење измјена и допуна поднесених на одобрење одбора први пут.
Нека секретар записника или особа која води записник на састанку унесе измене у записник. На врху документа који садржи датум када су записници првобитно узети, имајте на уму да су записници сада измењени. Наведите датум измјена и име особе која мијења записник.
