Отишли су дани када су рачуновође користили књиге књига и оштру оловку да би снимили рачуноводствене ставке. Компјутеризовано рачуноводство је постало уобичајена појава у многим фирмама, од Фортуне 100 компанија па све до једног предузећа солопренеур.
Захваљујући интернету и доступности онлине и десктоп-базираних система, трошкови рачуноводственог софтвера су се смањили, а неки добављачи чак нуде бесплатне онлине књиговодствене системе. Иако ови системи могу имати нека ограничења, као што је немогућност да прате инвентар, они обично пружају довољно функционалности за мање или услуге засноване на услугама као што су консултантске и друге фирме везане за услуге.
Шта је компјутеризовани рачуноводствени систем?
Компјутеризовани рачуноводствени систем састоји се од софтвера дизајнираног да прати све рачуноводствене трансакције ваше компаније, са циљем да се произведе финансијски резултат за месечне извештаје, годишње финансијске извештаје, информације о пореској пријави и друге конфигурације извештаја које се користе за анализу пословања ваше компаније, ефикасности и профитабилности.
Док бесплатни или јефтини онлине софтверски системи не нуде много прилагођавања вашем специфичном пословању, веће компаније често користе софтверски пакет компјутеризованог рачуноводственог система који је инсталиран на главним рачунарским серверима компаније и доступан је за више корисника.
Овај тип компјутеризованог рачуноводственог софтвера великог обима често долази са великим степеном прилагодљивости. Компаније могу имати софтвер дизајниран за смјештај више валута, пословних субјеката лоцираних у различитим дијеловима свијета и подружница твртке која продаје различите скупове производа. Такође, може се прилагодити за израду низа финансијских извјештаја који израчунавају кључне показатеље успјешности који су посебно прилагођени индустријским и оперативним мјерилима компаније.
Ко користи компјутерске рачуноводствене системе?
Чини се да скоро свако у бизнису може да користи компјутеризовани рачуноводствени систем ових дана због разноликости доступних решења која одговарају потребама практично било које величине и типа компаније. На пример, веома популаран рачуноводствени софтвер, КуицкБоокс, већ низ година користи низ компанија од малих до средњих. Компанија нуди и онлине и десктоп верзије свог софтвера, а софтвер прилагођава пристојну количину прилагођавања по прилично економичној цијени.
Подешавање система
Рад на успостављању компјутеризованог система рачуноводственог софтвера варира у зависности од величине и структуре вашег пословања. На пример, ако радите као консултант без запослених, можда ћете одмах моћи да почнете да користите софтвер за рачуноводство на мрежи да бисте забележили потрошене сате по клијенту, похранили све податке о клијентима и податке о адреси, направили рачуне и забележили исплате од ваших клијената.
Ако дозволите клијентима да плате у року од 30 дана, на пример, готов рачуноводствени софтвер има уграђен рачун рачуна потраживања, што вам омогућава да бележите трансакције, а затим да видите све неподмирене уплате од купаца, заједно са датумом издали сте фактуру тако да можете да видите старост ваших неплаћених рачуна.
За компанију са сложенијим операцијама, већина софтвера вам омогућава да направите контни план са шифрама рачуна и категоријама које су јединствене за вашу компанију и врсту пословања. Ово вам може помоћи да организујете податке када снимате уносе за одређене пословне јединице или одељења, на пример. То би вам такође омогућило да генеришете сет финансијских извештаја или извештаја који ће гледати на профитабилност ваше компаније по јединици или одељењу, у зависности од тога како сте дизајнирали ваш систем.
Готовина у односу на обрачунско рачуноводство у систему
Рачуноводствене трансакције можете евидентирати на готовинској или обрачунској основи у већини рачуноводственог софтвера. Једноставно речено, главна разлика између система готовинског и обрачунског рачуноводства лежи у присуству потраживања и обавеза према рачунима. Готовинско и обрачунско рачуноводство се разликују у зависности од тога како бележите време ваших новчаних примитака од продаје и новца потрошеног за плаћање трошкова.
Када плаћате ствари или плаћате у готовини, продаја и трошкови се евидентирају у реалном времену. Када користите обрачунско рачуноводство, бележите продају када зарадите и трошкове када их покупите, чак и ако нисте примили приход од продаје или још нисте платили трошак. На пример, у систему обрачунског рачуноводства, сваки месец би се уносио новац за прикупљање новца за полису осигурања коју морате да платите на крају године. Биљежили бисте овај унос у рачуну имовине званом препаид инсуранце. Снимили бисте трансакцију као да је новац већ потрошен тако што сте смањили салдо готовинског рачуна ваше компаније и на тај начин сваки мјесец повећавали салдо вашег рачуна за препаид осигурање.
Да ли су пореске пријаве готовине или обрачунске основе?
Добри разлози за кориштење рачуноводственог софтвера укључују функције прикупљања података и извјештавања. Када дође време за порез, софтвер вам олакшава да акумулирате податке о приходима и трошковима како бисте тачно и ефикасно комплетирали савезне и државне пореске пријаве ваше компаније.
Рачуноводствени подаци које користите за попуњавање ваше пореске пријаве могу бити на готовинској или обрачунској основи, у зависности од величине ваше компаније и обрачунског метода који сте изабрали. ИРС има одређена правила која ће вам помоћи да одлучите да ли готовинско или обрачунско рачуноводство најбоље одговара вашем пословању.
На пример, ако ваша компанија зарађује мање од 1 милиона долара прихода сваке године, можете користити готовински метод рачуноводства. Међутим, ако имате инвентар, пореска управа захтева од вас да посебно користите обрачунску основу за инвентарни део вашег пословања. Уз неколико изузетака, ако је ваше предузеће корпорација Ц, ИРС захтева од вас да користите обрачунско обрачунско рачуноводство, тако да бисте поднели пореску пријаву на обрачунској основи.
Када ваша компанија поднесе своју прву пореску пријаву, бират ћете методу готовине или обрачунског метода. Пореска управа захтијева од вас да одаберете методу која даје најкомплетнији и најпрецизнији приказ прихода и трошкова ваше компаније. Такође захтева од вас да користите исту методу из године у годину. У супротном, постаје веома тешко ако пореска управа треба да упореди ваше тренутне податке са вашим историјским подацима. Ако одлучите да промените метод рачуноводства, морате користити ИРС Образац 3115 да бисте затражили дозволу.
Функционалност система
Компјутеризовани рачуноводствени софтвер може бити голих костију, пружити основе књиговодства, или можете користити потпуно развијено софтверско решење које нуди не само књиговодство, већ и управљање залихама, праћење дистрибуције, производњу и праћење у току, управљање односима са клијентима, управљање временом и пројектима и још много тога.
Због континуиране еволуције софтвера, рачуноводствени пакети могу да ураде више свакодневних трансакционих задатака и ослободе вас да радите додатну вредност у вашем пословању.
Исплати се размислити о томе како замишљате раст вашег пословања и да будете сигурни да је ваш рачуноводствени софтвер прилагодљив, што значи да може примити додатне рачуне, додатне пословне јединице и да може управљати већим бројем јединица инвентара или везати баркод треће стране софтверског система, између осталог. Ако, на примјер, управљате малопродајном трговином, трансакције благајне можете аутоматски снимити у рачуноводствени софтвер овисно о систему који одаберете, помоћу скенера баркода и кодираних ознака производа за унос података у ваш сустав.
Рачуноводствени софтвер професионалци
Коришћење рачуноводственог софтвера нуди вашој компанији неколико предности. Прво и најважније, структура и дисциплина компјутеризованог рачуноводственог система осигуравају да ваша компанија може произвести тачне финансијске извјештаје. Ово је посебно важно ако ваша компанија треба да их обезбеди за спољну употребу, као што је финансирање од стране банке, или ако треба да представите своје финансијске извештаје у складу са опште прихваћеним рачуноводственим принципима (ГААП).
Рачуноводствени софтвер може уштедјети вријеме, посебно ако желите направити прорачун или прогнозу. Потребно је само да генеришете извештај о својим историјским подацима и да га пројицирате напријед са неколико подешавања да бисте израдили буџет или прогнозу за следећу годину.
Такође можете да поједноставите и повећате ефикасност у свом укупном рачуноводственом процесу, посебно ако можете да обучите административне службенике да помогну у неким од рутинских књиговодствених задатака, као што је, на пример, уношење рачуна у ваш платни систем.
Када генеришете фактуре компаније, ваш рачуноводствени софтвер аутоматски додаје износе на стање рачуна потраживања ваше компаније. Сва ова функционалност која ради заједно у оквиру истог рачуноводственог софтвера смањује грешке и помаже вам да будете сигурни да не дозволите да било која трансакција прође кроз пукотине.
Софтваре Цонс
Неколико недостатака постоји за коришћење компјутеризованих рачуноводствених система, иако они још увек имају више смисла од вођења књига са књигом и оловком. Када схватите потенцијалне недостатке, можете предузети кораке како бисте били сигурни да ова питања не постану проблем у вашем пословању. Рачуноводствени системи могу бити сложени и донекле тешки за особље. Баребоне рачуноводствени пакет може бити исправан ако ви или ваше особље нема жељу или захтјев да разумију нијансе и детаље рачуноводства.
Ако имате установљену компанију, или ону са сложеном структуром која укључује инвентар, посао у току, неколико пословних субјеката и трансакције међу компанијама, на пример, ваша компанија ће захтевати много сложенији рачуноводствени систем заједно са високо обученим да управљају тим особљем.
Можете имати текуће трошкове за рачуноводствени систем. Ако, на пример, изаберете онлине верзију Куицкбоока, имате месечну претплату која је у току. Већи софтверски пакети, посебно они инсталирани на серверу ваше компаније, често наплаћују лиценце. На пример, реците да ваша компанија има 10 људи којима је потребан приступ вашем рачуноводственом систему. Пружалац софтвера може вам наплатити једнократну, годишњу или мјесечну накнаду за сваку корисничку лиценцу поред основне цијене за куповину софтвера.
Као и код било ког софтвера за било коју сврху, програмери стално побољшавају и ажурирају софтвер тако да се може развијати промјенама у рачуналству или промјенама у пољу. Због тога очекујете повремене застоје, посебно ако користите софтвер заснован на мрежи, и редовно прављење резервних копија података важан део вашег рачуноводственог система.
Урадите ваше истраживање приликом одабира правог компјутеризованог рачуноводственог софтвера за вашу компанију. Није забавно када обављате сав посао за имплементацију софтвера и учитавање ваших података, само да би након годину или двије открили да одабрани софтвер или има премало могућности и не може задовољити ваше растуће пословање, или има превише страних значајки то га чини сложенијим него што треба.
Кориснички сервис је још један кључни елемент, зато изаберите компанију која вам може пружити, по могућности, 24/7 подршку и живу особу за разговор, а не само базу знања на мрежи. Такође, имајте на уму да ако користите рачуноводствени систем заснован на облаку, осетљиве финансијске информације могу бити изложене хакерима на мрежи, стога предузмите кораке да осигурате интернет везу и податке ваше компаније.
Надоградња система
Ако сте покренули своје пословање искључиво коришћењем рачуноводственог софтвера са смањеном количином, или чак и мануелног књиговодственог система, у неком тренутку можете одлучити да надоградите компјутеризовано рачуноводство како би ваше пословање прешли на виши ниво. Да би се транзиција учинила безболном и поставила вашу компанију за рачуноводствени успех, помаже вам да обавите неке припреме пре него што пређете на нови пакет рачуноводственог софтвера.
Почните са чишћењем ваших историјских података, јер ако имате рачуноводствене информације које садрже нетачне, погрешне уносе или непотпуне информације, ове грешке ће се пренети на ваш нови систем и отежат ће вам имати интегритет у књигама рачуноводства.
Прелазите на нови систем крајем године или барем на крају четвртине, тако да можете имати чист датум завршетка. То ће вам помоћи у будућности када се морате осврнути на одређене историјске трансакције. Затим, погледајте преко рачуна ваше компаније за било какве грешке и додајте нове рачуне по потреби. Прегледајте листу клијената, листу добављача, листу запослених и било које друге листе садржане у вашем рачуноводственом софтверу које могу да садрже старе, неупотребљене налоге или дупле уносе.
Нека ваш рачуновођа изврши ревизију сваког рачуна главне књиге у пробној биланци ваше компаније како бисте потврдили да је стање на рачуну заиста тачно. Ваш нови систем можда неће моћи да се прилагоди детаљима који стоје иза ових трансакција, што значи да ако пренесете биланс рачуна који садржи грешке, у новом систему нећете имати никаквих информација које би вам помогле да решите грешке или нетачности. Коначно, посавјетујте се са својим рачуновођом или ЦПА-ом да бисте видјели да ли он може прегледати поставке вашег система, те препоручити било какве модификације које могу поједноставити или додати ефикасност вашем рачуноводственом тијеку рада.
