Рачуноводствени информациони системи (АИС) су револуционирали начин на који се пословање обавља на глобалној перспективи. Када се финансијске информације унесу у АИС, финансијски извјештаји и извјештаји могу се генерирати на више пословних нивоа како би се осигурала профитабилност.
Да би АИС софтвер представио тачне финансијске извјештаје и извјештаје, рачуноводствене информације морају бити исправно и ефикасно унесене у АИС.
Чињенице
Рачуноводствени информациони системи (АИС) су добри колико и информације унесене у систем. Док је компјутеризовани АИС софтвер увелико смањио број радних сати потребних за биљежење и табелирање рачуноводствених информација, софтвер се мора и даље свакодневно прегледати и одржавати за биљежење финанцијских трансакција.
Све финансијске трансакције имају три главна захтјева за осигурање правилног рачуноводства пословних операција: правовременост, точност и ваљаност. Ако финансијске трансакције не испуне ове смјернице, информације унесене у АИС софтвер ће довести до неправилно припремљених финансијских извјештаја и неуспјеха АИС-а.
Правовременост
Све финансијске трансакције треба да буду благовремене; приходи и повезани трошкови се јављају у истом периоду, фактуре се евидентирају у мјесецу у којем су примљене, а мјесечни закључци се обављају прије затварања обрачунског периода у АИС-у.
Допуштање да се финансијске информације унесу у АИС у различитим обрачунским раздобљима или календарским мјесецима ће нарушити финансијске извјештаје АИС-а. Такође ће креирати финансијске извештаје који не одражавају правилно приходе и расходе који су се десили током обрачунског периода.
Тачност
Када се финансијске трансакције приме благовремено, оне морају бити прегледане ради тачности. Извештаји о трошковима посла, исплата готовине и новчани примици морају бити прегледани како би се осигурало да су износи наведени на папиру тачни. Преглед финансијских трансакција може довести до прегледа других рачуноводствених функција ако се постижу конзистентне грешке.
Ако се у АИС унесу нетачне информације, потребно је извршити поравнање рачуна како би се пронашле грешке у финансијским трансакцијама.
Пуноважност
Мерење финансијских трансакција ради валидности важан је корак приликом евидентирања информација у АИС. Захтјеви ваљаности су задовољени када је трансакција утврђена као прецизна, поуздана и релевантна за пословање. Ревизије спољних рачуноводствених фирми обично се фокусирају на валидност финансијских информација унесених у АИС; евидентирање неважећих информација је критична грешка и биће наведена као рачуноводствени недостатак у извештајима ревизије.
Аццоунтинг Воркфлов
Финансијске информације морају слиједити одговарајуће кораке како би се испунили захтјеви правовремености, тачности и ваљаности. Свака канцеларија за рачуноводство треба да има радни процес којим се осигурава да се сва финансијска трансакција може унети у АИС и финансијски извештаји покренути пре истека обрачунског периода. Ефикасни радни токови ће такође имати сваки документ обрађен само једном током сваког процеса, елиминишући повећани рад прекомерним руковањем финансијским трансакцијама.
Виллфул Фрауд
Иако финансијске трансакције могу испунити рачуноводствене захтјеве правовремености, тачности и ваљаности, неке фирме се упусте у хотимичне преваре како би промовирале финансијско здравље своје компаније. АИС софтвер је замишљен као компјутеризовани запис који је тешко манипулисати, али се још увек може урадити. Користећи специјалне рачуне који скривају трансакције, стварајући одвојене ентитете да би сакрили дугове и користили бивше ревизоре за дизајнирање АИС компаније, сви су начини за стварање лажних информација са АИС.
