Главна књига је где све информације и записи рачуноводственог система компаније долазе заједно, и где су све трансакције књижене. Ту су и подаци о финансијским извештајима (биланс стања, биланс успеха и извештај о токовима готовине). Главна књига мора бити у равнотежи и ажурирана како би рачуноводствене евиденције биле потпуне и тачне.
Одредите да ли је главна књига у равнотежи. Периодично, обично месечно, књиге компаније ће бити уравнотежене и затворене. То значи да су сви потребни уноси за подешавање направљени да би се ускладила главна књига. Финансијски извјештаји се изводе из главне књиге. Завршни уноси су направљени да би се утврдили почетни биланси за наредни период - то јест, ажурирање главне књиге. Завршни уноси не би требало да се врше док главна књига није у биланци за текући период. Ако су почетна стања нетачна за наредне периоде, они ће и даље бити такви за све наредне периоде док се не изврше исправна подешавања.
Покрените извештај о пробној биланси са почетним билансима и завршним билансима. Ако почетни износи биланса не буду једнаки нули, поново покрените извештај о пробној билансу.Период у коме је балансирање једнак нули је тамо где се прво појављује проблем ванбиланчне ситуације.
Помоћу датог распона датума, одштампајте изворни извјештај о главној књизи за све часописе и серије.
Прегледајте извјештај о извору детаља главне књиге и идентификујте све уносе који нису двострани. Када пронађете унос који није обостран, мораћете да се позовете на оригинални отисак из регистра да бисте идентификовали који део уноса недостаје.
За унос недостајућег дијела уноса ће бити потребан једнострани унос. Да бисте направили једнострани унос, вероватно ће вам бити потребна надзорна права на систем.
Да бисте унели подешавање у општи дневник, унесите оригинални дневник, број серије и датум књижења из регистра. У поља за унос података унесите само рачуне и податке који недостају. Када се ови уноси заврше, одштампајте општи дневник и ажурирајте га.
Потврдите да више нисте у равнотежи. Упоредите завршне биланце за извештај о суђењу за тај период.
Поновите цео процес за сваки наредни период док не достигнете тренутни период и више нисте у равнотежи. У будућности, треба да радите само са тренутним периодом, пошто сте исправили све претходне периоде и нећете затворити књиге без претходног балансирања главне књиге.
Треба напоменути да главна књига може уравнотежити и још увек бити нетачна, то се дешава када се задужују једнаки кредити, али су књижења извршена на погрешне рачуне.
