Постоје бројне карактеристике ефикасног писања пословних извештаја. На примјер, менаџери би требали унапријед навести своје извјештаје како би укључили све потребне информације. Поред тога, менаџери треба да објасне посебне термине или речи које су изван типичне базе знања читаоца. Међутим, пет кључних карактеристика наглашавају најефикасније пословне извештаје.
Комплетност
Извештаји морају бити комплетни у ономе што покушавају да пренесу. Најбољи начин да се осигура комплетно писање извјештаја је да осигурате да покријете све своје циљеве. На пример, циљеви извештаја о маркетиншком истраживању могу бити одређивање нивоа задовољства клијената производима, ценама и услугама за кориснике. Поред тога, ваш циљ може укључивати и откривање зашто су неки купци престали да купују ваше производе или услуге. Структура типичног пословног извјештаја укључује увод, тијело и закључак. Такође треба да укључите и резиме за менаџере или колеге који имају времена да скенирају резултате вашег извештаја. Користите метке у свом резимеу и истакните само најзначајније тачке или налазе.
Тачност
Ваши извештаји увек треба да буду тачни када се наведу чињенице или бројке. На пример, маркетиншки менаџери можда желе да убаце финансијске информације у своје извештаје. Финансијски менаџер може управитељу маркетинг истраживања дати кварталне податке о продаји и добити за двије различите године. На менаџеру маркетинга је да извештава о продаји и профиту тачно када их укључи у извештај. Слично томе, мораћете да подржите неке од ваших изјава са референцама. Дакле, морате се побринути да потпуно разумете изјаве другог аутора прије него што их упутите.
Коришћење једноставног језика
Порука у вашем извјештају би требала бити једноставна, наводи се на сајту Предузетник. Требало би да пишете своје извештаје као да се обраћате некоме са средњим образовањем. Користите једноставне речи и објашњења за апстрактне идеје или теме. Менаџер такође треба да избегава коришћење техничких термина када се обраћа члановима публике изван њеног поља. На пример, професије маркетиншких истраживања би требало да користе речи као што су "вишеструки избор" и "попуните празно" уместо појмова маркетиншких истраживања "отвореног типа" и "затвореног краја". Такође, задржите кратке и кратке реченице.
Исправан правопис, интерпункција и глагол
Једноставно нема изговора за издавање извештаја са правописним или граматичким грешкама. Увек изводите извештаје кроз алатку за проверу правописа на рачунару. Нека неко други провери ваш извештај о могућим граматичким грешкама или коришћењу погрешних глаголских времена. На одговарајућим местима свих извештаја обавезно наведите зарезе, периоде, упитнике и ускличнике.
Користите активни глас
Активни глас вам омогућава да пишете са ауторитетом у вашим извештајима, насупрот пасивном гласу. Користите речи или фразе као што су извршене, управљане и анкетиране уместо њихових пасивних колега: извршавање, управљање и анкетирање. Користите речи које завршавају у "ед", јер оне представљају активнији глас.
