Према документу америчке Агенције за заштиту животне средине (ЕПА) "Смернице за припрему стандардних оперативних процедура (СОП)", "Развој и употреба СОП-а су интегрални део успешног система квалитета, јер појединцима пружа информације за обављање посла правилно и олакшава доследност у квалитету и интегритету производа или крајњег резултата. " Стога, правилна припрема СОП-ова је кључна за полагање темеља за постизање конзистентних процеса. Пратећи неколико општих корака, можете припремити СОП за употребу у вашој организацији.
Идентификујте које процедуре или процесе у вашој организацији захтевају документација како би се спровели на конзистентан начин и које особе су најквалификованије за писање одговарајућег СОП-а. Тимски приступ може се користити како за идентификацију потребе за СОП-ом тако и за писање СОП-а.
Одредите систем нумерисања да бисте осигурали адекватну контролу докумената ваших СОП-ова. Систем нумерисања треба да буде довољно флексибилан да омогући било који број СОП-ова и било који број ревизија за појединачне СОП-ове. Имајте особу или особу задужену за контролу докумената да одржава главну листу тако да се не користе дупли бројеви.
Развити СОП шаблон који ће пратити сви организациони СОП-ови користећи софтвер за обраду текста. За административне или програмске процедуре, образац треба да садржи најмање насловну страну, процедуре (укључујући сврху, обим, резиме, дефиниције, квалификације особља, саму процедуру, контролне листе и управљање записима), контролу квалитета и референце. За техничке или лабораторијске процедуре, образац треба да садржи, најмање, све одјељке за административне СОП-ове који су горе наведени поред сигурносних информација, упозорења, сметњи, опреме и потрошног материјала у одјељку о процедурама.
Напишите стандардну оперативну процедуру о томе како написати стандардне оперативне процедуре за вашу организацију, помало познато као "СОП на СОП-овима". Користите развијени образац и изнесите своја очекивања о томе како би требало припремити све СОП-е, на пример, ко идентификује потребу, ко додјељује број, који формат користити и очекивања за оно што треба да буде укључено у сваки одељак.
Припремите остатак СОП-а на основу методе наведене у СОП-у на СОП-у, доносећи било какве мање измјене како би се побољшао процес припреме у смислу времена и квалитета резултирајућих докумената.
Савети
-
Погледајте колико СОП примјера можете прије припреме.
Упозорење
Проверите да ли је СОП предложак коначан пре издавања. Свака промена значи да морате ревидирати сваки СОП написан користећи тај шаблон.
