Као компанија морате водити одређене врсте папирологије у досијеима, као што су евиденција о запослењу и фактуре, како из пословних тако и из правних разлога. У неким случајевима трговац мора чувати и копије потврда о кредитној картици на одређено вријеме. Сазнајте када је безбедно бацити ове рачуне у току пословања.
Потврде о кредитној картици
Након што купац купи производ или услугу од ваше компаније користећи своју кредитну картицу, обично јој морате доставити штампану потврду за њену евиденцију - посебно у случају трансакције лицем у лице. Потврда садржи износ трансакције, шифру одобрења, име власника кредитне картице и мјесто потписа купца. Такође задржавате копију потписане потврде за вашу евиденцију.
Зашто их држати?
Ако дође до случаја када купац оспорава наплату кредитне картице од ваше компаније, ви сте као трговац одговорни за доказивање да је она важећа. Једна од првих ставки које ће банка тражити је копија рачуна кредитне картице који се односи на трансакцију. Добављач трговачке услуге такође треба да види потписану потврду како би истражио спор у ваше име. Ако је спор купца одобрен зато што не можете доставити копију потписаног рачуна за куповину, мораћете да платите скупе накнаде за наплату и такође изгубите износ продаје, као и производ или услугу коју сте продали.
Када бацити
Због могућности спорова од стране купаца није мудро избацити потврду о продаји кредитних картица само зато што је трансакција очистила ваш трговачки рачун - чак и ако сте већ примили средства од продаје. Банке обично дају клијентима око 60 дана за оспоравање накнаде по Закону о фер кредитној наплати. Сигурно је да се кредитна картица чува најмање три месеца. Ако су вам неопходне потврде о продаји посебно за потребе извјештавања о порезу на пословни приход, држите их при руци најмање шест година.
Сторинг Рецеиптс
Ако морате да чувате ове потврде о продаји, ускладиштите их на безбедној, закључаној локацији јер садрже осетљиве информације о клијентима. Чувајте ове осјетљиве податке ван домашаја неовлаштених запосленика и вањских особа како бисте избјегли проблеме с пријеваром везаном за кредитне картице или идентифицирањем крађе. У уговору о услугама трговца могу се навести посебна правила за управљање и чување података о осјетљивим кредитним картицама за кориснике у складу са смјерницама Стандарда за сигурност података индустрије платних картица. ПЦИ ДСС је организација која пружа смернице у вези са управљањем подацима о кредитним картицама клијената.
