Пословно писмо може укључивати прилоге који настављају информације у писму или дају додатне детаље ради бољег разумијевања. Појам везаност често се замјењује изразом затвореност. Упркос њиховим сличностима, оне нису једна те иста ствар. Разумијевање разлика између њих и како их цитирати у пословним писмима учинит ће да изгледају професионалније и чак вам дају конкурентну предност.
Савети
-
Када цитирате прилог или прилог у пословном писму, забележите име приложене датотеке или документа у заградама.
Аттацхмент вс. Енцлосуре
Прво, уверите се да разумете разлику између прилога и прилога. Иако вам обе дозвољавају да пружите више информација и додатних ресурса, оне представљају различите ствари.
Као што му име каже, прилог је документ или датотека приложена писму. Сматра се да је дио писма, јер наглашава кључне точке, нуди више информација или подржава вашу изјаву. Када пишете писмо, погледајте приложене документе. На пример, можете приложити уговор и споменути га у писму заједно са релевантним информацијама о томе шта то подразумева.
Прилози су, с друге стране, посебни документи. На примјер, ако шаљете пословно писмо потенцијалном новом партнеру, можете приложити брошуру, студију тржишта или успоредну таблицу. Није потребно да се у овом писму помиње овај документ. Избор је на вама.
Прилози у тексту
Када цитирате информације из другог документа у тексту, користите заграде у поштанској или електронској пошти. Забележите име приложене датотеке или документа у заградама. Под претпоставком да се писмо односи на телефонску жалбу, цитат ће садржавати име документа жалбе, као што је: (Прилог: Служба за кориснике, 1/5/2017).
Цитирање у тексту додаје додатне информације садржају писма. Цитат се може односити на податке из табеле, транскрипте или друга писма. Користите лако читљива имена датотека која описују документ. Ако је документ одштампан, наведите га на исти начин. Прихватљиво је и додавање прилога словним словима, као што је "Прилог А."
Како упутити вишеструке прилоге
Поред коришћења прилога у тексту, подсетите свог читаоца на прилоге на крају писма. Под именом потписника у доњем лијевом углу, упишите "Прилози". Необавезно је навести име свих прилога на крају писма, али то је добра пракса, посебно ако их има много. Ово ће пружити приматељу бољу идеју о томе шта треба очекивати и које датотеке он или она требају највише.
Како користити кућишта
Прилози се често не помињу у тексту, али то није тешко правило. Ако се прилози наводе у пословном писму или меморандуму, користите исти метод описан за прилоге. Примери прилога укључују резиме или апликацију. Ови фајлови се наводе на крају слова испод штампаног имена потписника на левој доњој маргини.
Користите "Ограђивање" за једно кућиште и "Кућишта" за више од једног. Такође је прихватљиво да додате укупан број укључених ставки, као што су прилози: 4. Ако је документ наведен у писму, али заправо није приложен, наведите га као "в / о Енцлосурес".
Препоручени формат владе
У владиној кореспонденцији понекад се прави разлика између пословног писма и меморандума. Код слова се цитат назива "Ограђивање", док се меморије обично називају "прилози". Ови документи се често помињу у тексту према додељеном абецедном писму, као што је "Прилог А."
Наведите све прилоге или прилоге, чак и ако је потребна друга страница да би се то правилно урадило, наводећи "Прилози: Страница 2." Ако референцирани документ није доступан, то се означава укључивањем "в / о енцл". да дозволи примаоцу да зна да документ није доступан и да није приложен. Проверите са одређеним владиним ентитетима специфичности предложака или смернице јединственог формата.
