Управљање уговором је пракса да се осигура да се параметри уговора поштују у складу са смјерницама које су наведене у самом уговору. Због тога се мора поштовати континуирано управљање животним циклусом уговора како би се осигурало да је уговор испуњен у одговарајућем контексту. Врста уговора којим се управља, од уговора о раду до уговора о изградњи, све се може правилно управљати по истој методологији.
Прочитајте уговор у цијелости. Означите кључне тачке података, укључујући временске оквире и датуме. Означите те критичне датуме у календарској или другој апликацији распоређивања како бисте осигурали да се циљана времена завршетка схвате и прате. Истакните кључне области уговора које наводе дужности на послу и укупне уговорне одговорности кључног особља наведеног у уговору. На пример, нови уговор о изградњи зграда би именовао надзорника као контактну тачку и одговорну страну за обезбеђивање да се сви радови подуговарања заврше на време.
Закажите распоред ажурирања састанака и састанака унапријед за сваки датум доспијећа наведен у оквиру параметара уговора. Побрините се да имате лицем у лице или телефонске састанке са одговорним особама како би вас информисали о укупном напретку уговора. Користите привремене састанке као начин за процјену цјелокупног напретка уговора и за рјешавање питања и забринутости у тренутку њиховог настанка.
Чувајте веома детаљне белешке о томе са ким се разговарало, када и где за све стране укључене у извршавање уговора. Пријавите се редовно и рутински са наведеним странама. Пошаљите е-пошту или телефон једном тједно како би се осигурало да ствари функционирају према распореду који је описан у контексту коначног уговора.
Да ли сви менаџери и подизвођачи укључени у уговор шаљу вам детаљне листе ажурирања на недељној основи. Нека ажурирања буду послата е-поштом, факсом или традиционалном поштом како би се одржао папирни траг о напретку свих уговора. Чувајте сву кореспонденцију на сигурном и лако доступном месту.
Одржавати тачну и стално ажурирану листу кориштених материјала, потребних материјала, распореда слања и пријема, распореде уговора о раду, радних сати насталих за завршетак уговора и свих других података који утичу на буџет уговора. Прегледајте, процените и процените буџет уговора сваких четири до шест недеља да бисте потражили начине да смањите трошкове и повећате продуктивност.
Одржавајте додатне састанке како бисте разговарали о уговору када се појаве проблеми или када вам се скрене пажња. Немојте чекати да проблеми постану главна питања, покушајте да отклоните веће проблеме проналажењем рјешења на самом почетку процеса.
Савети
-
Све информације о уговору чувајте у централно лоцираном фајлу.
Упозорење
Не заобилазите параметре уговора или кршите уговор на било који начин.
