Циљ брошуре конференције је да привуку делегате на догађај и обавесте их о распореду конференције. Брошура би стога требала садржавати информације о мјесту одржавања, говорницима, путним аранжманима и другим кључним чињеницама. Копија треба да буде јасна, информативна и убедљива, охрабрујући читаоце да резервишу своја места како би могли да имају користи лично или професионално. Увод од истакнутог предавача или вишег руководиоца пружа користан преглед догађаја, као и добродошлицу потенцијалним делегатима.
Циљна група
Организатори конференције циљају своје догађаје на одређене групе, па сазнајте више о циљној публици како би осигурали да брошура нуди релевантне погодности. Публика може бити разнолика као наставници, виши руководиоци из аутомобилске индустрије или чланови јавности који су заинтересовани за цоунтри музику. Да бисте пронашли информације о публици, питајте организаторе за профиле публике претходних догађаја. Организатори анкетирају своју публику, траже демографске или пословне информације и објављују профиле како би демонстрирали квалитет својих догађаја делегатима, презентерима и спонзорима.
Предности за делегате
Брошура мора обезбиједити делегатима велике користи за присуствовање. Пословни делегати морају бити у стању да оправдају слободно време, а приватни учесници желе да знају да ће добити вредност за трошење сопственог новца. Идентификујте користи за циљну публику. Конференција може пружити јединствену прилику да чујете свјетски познате говорнике, видите демонстрације најновијих производа или побољшате вјештине присуством на висококвалитетним тренинзима. Користи могу бити мање опипљиве, као што је могућност да се повежете с другим људима у индустрији, можда с обзиром на то да сте се запослили или направили продају.
Логистиц Информатион
Свеобухватне информације о логистичкој конференцији су од суштинског значаја. Према Америчком институту за конференцију, питања која често постављају делегати конференције покривају теме као што су регистрација и плаћање, аранжмани за путовања и угоститељство, смештај и отказивање. Да бисте олакшали читатељима да се пријаве за догађај, укључите потпуне детаље о регистрацији. Наведите трошкове похађања, укључујући и попусте за рану регистрацију. Наведите податке за контакт за читаоце који ће можда требати додатне информације и допустити делегатима да знају када ће примити пакете добродошлице.
Програм конференције
Поставите програм конференције са распоредом и детаљима сваке сесије како бисте помогли делегатима да испланирају своје вријеме на конференцији. Дозволите делегатима да знају више о формату конференције, који би могао укључивати презентације, округле столове, радионице и изложбе. Биографије излагача помажу делегатима да изаберу сесије које желе да похађају и да наведу статус или квалитет догађаја.
Одржавање комуникације
Брошура конференције је само један од елемената предконференцијског маркетинг програма. Према наводима компаније Инц, објављивање информација и новости о догађајима на друштвеним медијима помаже у одржавању интереса како се догађај приближава. Најаве о додатним говорницима или посебним догађајима, на примјер, могу створити бузз око догађаја и смањити ризик од одласка делегата.
